InDesign einrichten für den schnelleren Workflow

Im Arbeitsalltag helfen gerade die kleinen Tricks und Kniffe dabei, immer wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und zu beschleunigen. Vorlagen etwa machen es leichter, mit einer Grundlage zu starten, statt mit einem leeren Dokument. Aber auch neue Seiten- und Absatzformate, vordefinierte Farben oder der eigene Arbeitsbereich helfen dabei.

Arbeitsbereich einrichten

InDesign ermöglicht es, die Anordnung der Paletten und das Erscheinungsbild der Menübefehle zu speichern. Einige dieser Arbeitsbereiche bietet InDesign schon von Haus aus an. Oben gleich links neben der Suchfunktion werden dir verschiedenste Voreinstellungen angeboten. So können mit nur einem Klick alle wichtigen Funktionen und Fenster für die Druckausgabe und Proofs, für die Typografie oder für interaktive Dokumente aufgerufen werden. Als Standard sind die Grundlagen aktiviert, welche oft genutzte Bereiche der Software hervorheben.

Klickst du einmal die verschiedenen Arbeitsbereiche an oder im Menü auf den Eintrag Fenster so wirst du sehen, dass zahlreiche Paletten existieren, jedoch ganz unterschiedliche Funktionen mit dem gespeicherten Arbeitsbereich präsentiert werden, je nach Einsatzzweck. Da im täglichen Einsatz ganz eigene Ansprüche an die Software gestellt werden bietet es sich an, eigene Arbeitsbereiche zu erstellen und abzuspeichern.

Dazu werden die gewünschten Fenster und Bibliotheken aufgerufen und ganz nach Wunsch angeordnet. Ungenutzte Bereiche kannst du auch schließen, um den Platz anderweitig zu nutzen. Über Bearbeiten > Menüs kannst du für deine individuelle Arbeitsumgebung sogar Menüeinträge ausblenden. Sie werden dann hellgrau angezeigt und können nicht mehr angeklickt werden. Das geschieht ganz leicht über den Eintrag Sichtbarkeit. So erreicht man eine bessere Übersicht und findet schneller die relevanten Einträge.

Statt dem Ausblenden können Einträge an dieser Stelle auch farblich hervorgehoben werden. Dazu wählst du den Menüpunkt an und unter dem Eintrag Farbe eine der Vorgaben aus. Der Menüpunkt wird nun mit dieser Farbe hinterlegt. Bist du mit deinem Arbeitsbereich zufrieden, klicke im Menü auf den aktuellen Arbeitsbereich wie etwa Grundlagen und dort auf Neuer Arbeitsbereich. Dieser erhält noch einen Namen und schon kannst du mit nur einem Klick auf deine Anordnung zugreifen. Alle Bedienfelder und Menüanpassungen werden dabei gesichert. Natürlich lassen sich auch noch weitere Umgebungen anlegen.

Eigene Seitenformate festlegen

Wird ein neues Dokument erstellt, so stehen für den Druck zahlreiche Seitenformate wie etwa A4, B5 oder Letter zur Verfügung. Möchtest du weitere Din- oder Zeitungsformate festlegen, so gehe in den InDesign-Ordner und dort in die Presets und „page_sizes“. Darin kann man die Sprachversion „de_DE“ entdecken. Die enthaltene Textdatei wird in einem reinen Texteditor geöffnet (nicht in Word oder ähnlichen Programmen). Zum Anfang wird eine Beschreibung zum Thema angeboten, wobei wir bis zum Ende des Dokuments scrollen, um gleich ein neues Format einzugeben.

Unter Name wird etwa Din A6 geschrieben, unter Breite und Höhe die passenden Maße 105mm und 148mm, jeweils mit einem Tabulator getrennt. Dabei ist es nicht wichtig, ob die Einträge in einer Linie untereinander stehen. So könnten auch weitere Formate hinzugefügt werden, wie etwa eine bestimmte Postergröße oder die einer Visitenkarte. Die Datei wird gespeichert und InDesign (neu) gestartet. Wird jetzt eine Datei erstellt, so werden die neuen Seitenformate wie auch die Standardformate an gleicher Stelle zur Auswahl angeboten.

Oft genutzte Farben

Nehmen wir an, dass du öfter für ein Unternehmen in InDesign oder Photoshop Printerzeugnisse gestaltest. Dann wäre es doch interessant, die Hausfarben des Unternehmens jederzeit in beiden Programmen verfügbar zu haben. Um in InDesign von jedem Dokument aus auf die Farbpalette zugreifen zu können, öffne InDesign, aber kein Dokument, um ganz allgemein und ungebunden arbeiten zu können.

Rufe die Farbfelder über Fenster > Farbe > Farbfelder auf und entferne vielleicht zunächst einmal ungewünschte Farben durch Auswählen mit einem Klick und dem Betätigen des Mülleimer-Buttons „Farbfeld löschen“. Mit gedrückter Strg-Taste können auch gleich mehrere Farben selektiert werden.

In den Optionen der Palette (klicke dazu oben, rechts auf die Linien mit dem Pfeil, der nach unten zeigt) klickst du auf den ersten Eintrag „Neues Farbfeld“ und gibst dem Farbfeld einen Namen. Die Farbe wird als CMYK-Wert eingegeben. Nach dem Klick auf Hinzufügen wird die neue Farbe in der Palette gelistet. Sogleich kannst du weitere Farbnamen und deren CMYK-Werte eintippen und wieder über Hinzufügen in der Palette sichern.

Wurden alle Farben bestimmt, kannst du deine Palette für Photoshop exportieren. Markiere dazu die Farbtöne und gehe wieder in die Optionen der Palette. Klicke dort auf Farbfelder speichern und gebe diesen einen Namen.

Die erstellte ASE-Datei kann Photoshop lesen. Dazu ruft man im Fenster > Farbfelder die Optionen auf und klickt darin auf Farbfelder laden. Die in InDesign erstellten Töne werden inklusive der Farbnamen übernommen. So arbeitest du über alle Programme hinweg im „Corporate Design“ und den Unternehmensfarben.

Absatzformate

Absatzformate helfen dabei, Text schneller zu formatieren. Über Fenster > Formate > Absatzformate werden dazu schon einige Optionen angeboten. So könnte man eine Überschrift oder eine Unterzeile festlegen und die folgenden Abschnitte als Fließtext definieren. Dabei kann man sich einige Klicks sparen, wenn mit einer individuellen Abfolge gearbeitet wird. Gehe dazu in die Formatoptionen und gebe unter Allgemein und Nächstes Format die gewünschte Formatierung nach dem ersten Format an.

So könnte etwa immer nach der Überschrift die Unterzeile folgen. Auch der Unterzeile könntest du ein Nächstes Format zuweisen, wodurch eine Abfolge entsteht. Du markierst den gesamten Text und klickst die Überschrift mit der rechten Maustaste an. Aus dem Menü wählst du „Überschrift“ und dann Nächstes Format anwenden aus. InDesign formatiert in meinem Beispiel die Überschriften mit Unterzeilen und den Fließtext mit nur einem Klick.

Zeichenformate

Statt einen ganzen Text automatisch zu formatieren, kann InDesign auch einzelne Wörter oder Zeichen anpassen. Nehmen wir an, der Firmenname soll immer in Großbuchstaben geschrieben stehen. Du wählst den Namen aus und klickst in der Palette Zeichenformate (Fenster > Formate > Zeichenformate) auf das Icon Neues Format erstellen.

Nach einem Doppelklick auf Zeichenformat 1 änderst du vielleicht den Formatnamen auf den Firmennamen ab und wählst bei den Grundlegenden Zeichenformate die Buchstabenart: Großbuchstaben aus. Stattdessen könntest du auch eine andere Schriftfamilie, Kapitälchen oder eine Zeichenfarbe auswählen. Auch Kombinationen sind möglich.

Um alle Namen zu formatieren wird der gesamte Text markiert und mit Bearbeiten > Suchen/Ersetzen gearbeitet. Bei Suchen nach: wird natürlich das entsprechende Wort eingegeben, bei Format ersetzen das soeben erstellte Zeichenformat ausgewählt. Nach dem Bestätigen und Alle ändern wurde die Formatierung angewendet. Über die Zeichenformatoptionen kann diese jederzeit angepasst werden.

Kopie eines Dokumentes und Template-Generierung

Es ist recht zeitraubend, immer wieder mit einem leeren Dokument zu beginnen, weshalb sich Kopien oder Templates anbieten. Diese Vorlagen sind dann interessant wenn es leichter ist, eine bestehende Datei als Grundlage zu verwenden. Um etwa eine Kopie eines Dokumentes zu öffnen, klicke auf Datei > Öffnen und wähle die gewünschte Datei an. Jetzt muss unten links nur noch Kopie öffnen ausgewählt werden und du kannst die Datei öffnen, die sich als Unbenannt präsentiert. Nach der Bearbeitung kannst du sie abspeichern wobei niemals die Gefahr besteht, dass dein Original überschrieben wird.

Dieses Dokument könntest du auch gleich als Template speichern. Dazu klickst du auf Datei > Speichern unter und wählst unter Format InDesign CS-Vorlage aus. Diese Datei kann nun als Grundlage verwendet werden. Du öffnest sie über Datei > Öffnen, wobei keine Auswahl der Kopie-Option mehr nötig ist.