Hilfreiche Regeln um Fettnäpfchen zu vermeiden
E-Mails sind ein ebenso schneller wie einfacher Weg der Kommunikation. Es scheint allerdings, dass die Bedeutung von Ausdruck und Etikette bei diesem Medium oft unterschätzt werden. Die Art, wie ihr mit euren Kunden kommuniziert, unterstreicht eure Firmenkultur und sagt eine Menge über euch aus. Freundlichkeit und Professionalität sind also grundsätzlich angeraten.
Mit diesem Artikel wollen wir noch einmal hervorheben, wie wichtig dies ist und geben euch gleich noch 7 Regeln mit auf den Weg, die ihr beachten solltet wenn Ihr geschäftliche E-Mails schreibt.
1. Betreff
Macht eure Betreffzeile relevant. Eine eindeutige Aussage über den Inhalt erhöht die Chance, dass eure E-Mail auch gelesen wird und ermöglicht dem Empfänger die Priorität eures Anliegens einzuschätzen.
2. Fasst euch kurz
Schreibt keine Romane! Niemand hat heutzutage die Zeit Ewigkeiten mit dem Lesen einer E-Mail zu verbringen. Konzentriert euch auf das Thema und erwähnt die wesentlichen Gesichtspunkte und Fakten.
3. Ansprache
Im Allgemeinen ist es empfehlenswert bei der Ansprache von Geschäftspartnern das formelle „Herr“ oder „Frau“ zu verwenden. Solltet ihr den Ansprechpartner bereits besser kennen, gilt natürlich die zwischen euch etablierte Anrede. Bei internationalem Geschäftsverkehr ist es ratsam, sich über die örtlichen Gepflogenheiten zu informieren, da diese teils sehr verschieden sind. In Finnland zum Beispiel ist ein eher informelles „Du“ üblich.
4. Grammatik und Rechtschreibung
Fehlerhafte Grammatik und Rechtschreibung wirken sehr unprofessionell. Verwendet die Regeln der deutschen Sprache, ordentliche Zeichensetzung sowie Groß/Kleinschreibung in euren E-Mails. Wenn ihr euch nicht sicher seid, konsultiert den Duden, einen der zahlreichen Onlinedienste oder einen Kollegen, der sich auskennt.
5. Umgangston
Achtet beim Formulieren der Emails auf einen angemessenen Tonfall und verständliche Ausdrucksweise. Sarkasmus und Ironie sollten vermieden werden, da dies ohne die Begleitung durch Gesten oder Mimik schnell missverstanden werden kann. Wer möchte schon wegen eines guten Witzes einen Vertrag oder Kunden einbüßen.
6. Professionalität
Akronyme, Fachchinesisch und Smileys haben in Geschäftskorrespondenz nichts zu suchen. Ihr seid Experten, Berater, Verkäufer in einem und kein Universitätsprofessor oder Jugendlicher auf einem Hormontrip.
7. Kontrolle
Lest die E-Mail noch einmal, bevor ihr sie versendet! So offensichtlich es klingt, so oft wird es vergessen oder ignoriert. Denkt daran und erspart euch später viel Ärger.
Mit diesen 7 einfachen Regeln für das Verfassen von geschäftlichen E-Mails solltet ihr in der Lage sein, die meisten Fallstricke und Fettnäpfchen der elektronischen Geschäftskorrespondenz zu umgehen. Die Geschäftswelt ist bereits erfüllt mit lustigen und peinlichen Geschichten, die durch ein bisschen Sorgfalt und Professionalität vermeidbar gewesen wären. Fügt in eurem eigenen Interesse keine mehr hinzu.
Seid ihr selbst schon einmal ins Fettnäpfchen getreten oder habt ihr geschäftliche E-Mails erhalten, die ihr nicht einmal euren besten Freunden so geschickt hättet? Erzählt uns davon!
LS, SdP
