Kirjeet: Ajaton viestintä digitalisaatiosta huolimatta

Nykyaikaisessa kaikkialla läsnä olevassa digitaalisessa viestinnässä näyttää siltä, että vanha kunnon kirje on vähitellen unohtumassa. Digitalisaation edistymisestä huolimatta kirjeillä on kuitenkin edelleen tärkeä asema, ja niitä käytetään monilla jokapäiväisen elämän aloilla. Sähköpostit ja tekstiviestit ovat nopeita ja käteviä, mutta kirjeiden etuna on edelleen se, että ne ovat henkilökohtaisempi ja konkreettisempi viestintämuoto. Erityisesti liike-elämässä lähetetään edelleen paljon kirjeitä tärkeiden asiakirjojen ja sopimusten allekirjoittamiseksi tai luottamuksellisten tietojen vaihtamiseksi. Kirjeet ovat kuitenkin edelleen suosittuja myös henkilökohtaisella tai yksityisellä tasolla, sillä niillä voidaan ilmaista erityistä arvostusta ja huomiota, joka usein katoaa digitaalisissa viesteissä. Tässä mielessä kirjeet ovat ajaton viestintäväline, joka säilyttää merkityksensä digitalisaation etenemisestä huolimatta. Selvitä tässä blogikirjoituksessa, millaisia kirjeitä on olemassa, miten ne rakentuvat ja mitä erityispiirteitä tervehdyksissä ja tervehdyksissä on.

Mikä on kirje ja mikä on sen yleinen rakenne?

Kirje on kirjallinen viestintäväline, joka sisältää paperille kirjoitettuja viestejä, joita vaihdetaan ihmisten tai organisaatioiden välillä. Sitä voidaan käyttää henkilökohtaisiin tai liiketarkoituksiin, ja se sisältää pääasiassa virallista tai epävirallista kieltä. Se lähetetään myös tavallisimmin kirjekuoressa ja toimitetaan postitse tai kuriiripalvelun välityksellä.

Kirjeen tavallinen rakenne sisältää seuraavat osat:

Lähettäjän osoite on kirjeen vasemmassa yläkulmassa. Tähän merkitään lähettäjän nimi, osoite ja tarvittaessa yhteystiedot. Päiväys ja paikka sijoitetaan suoraan lähettäjän osoitteen alapuolelle. Päivämäärä kertoo, milloin kirje on kirjoitettu. Vastaanottajan osoite on kirjeen oikeassa yläkulmassa. Tähän merkitään vastaanottajan nimi ja osoite.

Kirje alkaa tervehdyksellä. Tämä riippuu siitä, onko kyseessä virallinen kirje vai perheenjäsenten, ystävien tai sukulaisten välinen yksityinen kirje. Mitä virallisemmasta kirjeestä on kyse, sitä tavallisempaa on, että vastaanottajalle osoitetaan tervehdys suoraan osoitteen alapuolella. Se viittaa kirjeen vastaanottajaan. Tähän kirjoitetaan esimerkiksi "Hyvä herra/rouva" tai "Dear Sir/Madam". Tämän jälkeen seuraa kirjeen pääosa, joka sisältää varsinaisen tekstin ja viestin ja joka on jaettu eri kappaleisiin. Keskeisen pyynnön lisäksi voidaan vaihtaa tietoja, tehdä tiedusteluja, tehdä tilauksia tai esittää valituksia. Kirjeen lopussa on loppukaava. Se ilmaisee, miten kirjeen kirjoittaja haluaa hyvästellä. Voidaan esittää pyyntö, välittää terveisiä tai huomauttaa vastauksen kiireellisyydestä. Tämän jälkeen seuraa tervehdyksiä, kuten "Ystävällisin terveisin", tai vähemmän muodollisia lauseita, kuten "Nähdään pian", ja lähettäjän nimi. Kirje on allekirjoitettava - allekirjoitus sijoitetaan loppukaavan alle.

Kirjeen tyypistä ja tilaisuudesta riippuen voidaan lisätä muita elementtejä, kuten aihe, liitteet tai postcript (PS). Yleisesti ottaen on kuitenkin tärkeää, että kirje on selkeästi jäsennelty ja että elementit on järjestetty oikeaan järjestykseen, jotta esitystapa olisi selkeä ja ammattimainen.

Henkilökohtaiset kirjeet

Henkilökohtaisia kirjeitä käytetään henkilökohtaisiin tarkoituksiin yhteydenpitoon perheen, ystävien tai tuttavien kanssa. Niitä voidaan kirjoittaa myös muodollisemmassa muodossa, kuten suosittelu- tai kiitoskirjeenä. Vastaavasti henkilökohtaiset/yksityiset kirjeet ovat myös epävirallisempia kuin liikekirjeet. Niillä vaihdetaan tietoja henkilökohtaisista asioista tai pidetään yhteyttä.

Ei liikekirjeistä poiketen ole olemassa kiinteitä sääntöjä tai standardeja yksityiskirjeiden rakenteelle ja ulkoasulle. Lähettäjän ja vastaanottajan välisestä suhteesta riippuen yksityiset kirjeet voidaan kirjoittaa rennolla, epävirallisella kielellä ja ne ovat usein tunteikkaampia. Tyypillinen yksityiskirje alkaa usein tervehdyksellä, kuten "Hyvä" tai "Hei". Sen jälkeen kirjeen sisältö voi käsitellä henkilökohtaisia tapahtumia, kokemuksia tai ajatuksia ja viitata lähettäjän ja vastaanottajan väliseen suhteeseen. Se, miten kirje päätetään, on myös lähettäjän päätettävissä. Mahdollisia ovat esimerkiksi kaavat "Terveisin" tai "Nähdään pian".

Kasvavan digitalisaation vuoksi yksityiset kirjeet ovat nykyään harvinaisempia. Mutta juuri se tekee niistä erityisiä, ja ne ovat tapa ylläpitää ja vaalia henkilökohtaisia suhteita. Jos siis haluat yllättää jonkun läheisesi tai antaa hänelle erityisen tunnustuksen, kirjoita hänelle henkilökohtainen kirje!

Valituskirjeet

Valituskirje on eräänlainen liikekirje, jota käytetään valituksen tai vaatimuksen esittämiseen yritykselle, viranomaiselle tai organisaatiolle. Siinä on aina tietty syy, joka on valituksen kohteena. Kyse voi olla esimerkiksi virheellisestä toimituksesta, huonosta palvelusta tai viallisesta tuotteesta. Kirjeen sisältö on muotoiltava selkeästi ja täsmällisesti. Valitukseen johtaneet syyt on ilmoitettava selkeästi. On tärkeää käyttää asiallista ja kohteliasta kieltä, jotta ongelman ratkaisun onnistumisen mahdollisuudet paranevat. Valituskirjeessä on myös mahdollista esittää yritykselle vaatimuksia, kuten korvaus, hyvityslasku tai uusi toimitus. Tällöin on yhtä tärkeää pysyä asiallisena ja kohteliaana ja ennen kaikkea esittää kohtuullisia vaatimuksia. Voi myös olla hyödyllistä ehdottaa ratkaisuja ongelmaan. Riippuen valituksen ja vaatimuksen tyypistä, tämä auttaa yritystä ratkaisemaan ongelman nopeammin ja tehokkaammin. Tarkat yksityiskohdat, kuten laskun tai tilauksen numero, päivämäärä, paikka ja kellonaika, ovat myös tärkeitä, jotta yritys voi käsitellä valituksen.

Valituskirjeen muotoilu asianmukaisesti ja selkeästi auttaa yritystä ratkaisemaan ongelman ja tarjoamaan sinulle tyydyttävän ratkaisun.

Muistutukset

Muistutus on kirjallinen ilmoitus, joka lähetetään henkilölle tai organisaatiolle ja jossa vaaditaan maksamatta olevaa maksua.

Ensin tehdään maksumuistutus. Siinä muistutetaan velallista maksamattomasta maksusta tai maksurästeestä. Siinä ilmoitetaan myös maksamatta oleva summa, maksupäivä ja mahdolliset muistutusmaksut. Maksumuistutuksessa käytetään muodollista kieltä, jolla korostetaan tilanteen vakavuutta. Se on muotoiltava kohteliaasti mutta jyrkästi, ja siinä on kehotettava velallista maksamaan maksamatta oleva lasku.

Muistutus sisältää myös tietyn määräajan, johon mennessä maksu on suoritettava. Tämä määräaika toimii kehotuksena maksaa velka välittömästi. Tämän jlkeen ilmoitetaan maksutavat, kuten hyväksytyt maksuvaihtoehdot ja vaadittavat maksutiedot, kuten pankkiyhteys tai maksuviite. Näin velallisen on helpompi maksaa maksamatta oleva summa.

Muistutuskirjeessä voidaan myös mainita maksun laiminlyönnin seurauksista tai toimenpiteiden edelleen kiristämisestä. Tähän voi kuulua asian lähettäminen perintätoimistolle tai oikeustoimiin ryhtyminen. Vaihtoehtoisesti muistutus voidaan lähettää kirjattuna kirjeenä tai pyytää lähetysvahvistusta. Näin varmistetaan, ettei vastaanottaja voi kiistää muistutuksen vastaanottamista.

Hyvin muotoillun muistutuksen on oltava selkeä, täsmällinen ja lainmukainen. Sen tarkoituksena on saada velallinen suostuttelemaan maksamatta oleva velka ja ryhtymään oikeustoimiin vain hätätapauksessa. Muistutuksia koskevia voimassa olevia säännöksiä ja ohjeita on noudatettava, jotta muistutusprosessi voidaan toteuttaa lainmukaisesti.

Muistutukset on tehtävä lainmukaisesti.

Mainoskirjeet

Mainoskirjeet ovat suoramarkkinointiväline, ja niitä käytetään tiedottamaan potentiaalisille asiakkaille tai kohderyhmille tuotteesta, palvelusta tai tarjouksesta ja taivuttelemaan heidät toimimaan. Niissä käytetään kohderyhmäkohtaista lähestymistapaa, joka kohdistuu kohderyhmän kiinnostuksen kohteisiin, tarpeisiin ja ominaisuuksiin relevanssin maksimoimiseksi. Huomiota herättäviä otsikoita tulisi käyttää, jotta lukijan mielenkiinto herää ja hänet houkutellaan jatkamaan kirjeen lukemista. Ne olisi muotoiltava ytimekkäästi, mielekkäästi ja kiehtovasti.

Myyntikirjeen sisällössä olisi keskityttävä vakuuttamaan potentiaalinen asiakas mainostetun tuotteen tai palvelun eduista ja hyödyistä. Vastaavasti olisi annettava tietoa toiminnoista, ominaisuuksista, hinnoista, kampanjoista tai alennuksista. Palveluiden tai tuotteiden laatua olisi vahvistettava vakuuttavilla argumenteilla, jotta lukija innostuisi tarjouksesta. Mahdollisia ongelmia, huolenaiheita tai vastaväitteitä käsitellään ja niihin esitetään ratkaisuja.

Myyntikirjeissä on mainostekstin lisäksi selkeä kehotus toimia. Lukijaa pyydetään ryhtymään johonkin tiettyyn toimeen, kuten tekemään ostoksen, vierailemaan verkkosivustolla, tekemään tiedustelu tai tilaamaan uutiskirje. On tärkeää sisällyttää selvästi näkyviin yrityksen yhteystiedot, jotta lukija voi ottaa yhteyttä yritykseen tai pyytää lisätietoja. Mainoskirjeissä käytetään usein myös visuaalisia elementtejä, kuten kuvia, värejä ja grafiikkaa, jotka lisäävät lukijan huomiota. Kirjeen ulkoasun tulisi olla selkeä ja helppolukuinen.

Myyntikirjeen tavoitteena on vakuuttaa vastaanottaja ja motivoida hänet ryhtymään tiettyyn toimintaan. Siinä käsitellään kohderyhmän tarpeita ja kiinnostuksen kohteita ja tarjotaan selkeää lisäarvoa potentiaaliselle asiakkaalle.

Tarjouskirjeet kirjeinä

Tarjous esitetään potentiaaliselle asiakkaalle kirjallisena asiakirjana, jossa tarjotaan tuotetta, palvelua tai suoritusta. Se alkaa usein kohteliaalla ja houkuttelevalla esittelyllä, jonka jälkeen ilmoitetaan yrityksen yhteystiedot. Niihin kuuluvat esimerkiksi tarjoajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tämän jälkeen kirjeen pääosassa kuvataan tarjous yksityiskohtaisesti. Yritys antaa tietoja tuotteista tai palveluista, kuten niiden ominaisuuksista, piirteistä ja eduista. Tavoitteena on antaa potentiaaliselle asiakkaalle selkeä yleiskuva tarjouksesta ja viestiä lisäarvosta.

Tarjouskirjeissä kerrotaan myös tarjouksen ehdoista, kuten toimitusajasta, maksuehdoista, takuista ja palveluista. Tarjottujen tuotteiden tai palveluiden hinnat tai kustannusarviot luetellaan myös. Joissakin tapauksissa tarjouksiin voi sisältyä myös valinnaisia lisäpalveluita tai -päivityksiä. Näin potentiaalinen asiakas voi mukauttaa ja päivittää tarjouksen omiin tarpeisiinsa. On myös tärkeää ilmoittaa mahdolliset voimassaoloajat. Näin asiakas saa selkeän käsityksen siitä, kuinka kauan tarjous on voimassa ja mihin päivämäärään asti se voidaan hyväksyä. Kirjeen loppuun sijoitetaan jälleen yrityksen yhteystiedot, ja asiakasta pyydetään ottamaan yhteyttä, jos hänellä on kysyttävää, hän on kiinnostunut lisätiedoista tai haluaa hyväksyä tarjouksen. Myös tarjousprosessin jatkokäsittelystä voidaan antaa tietoa.

Kirjeen muodossa olevat vahvistukset

Vahvistukset lähetetään tilauksen, varauksen, rekisteröinnin tai sopimuksen vastaanottamisen vahvistamiseksi. Ne alkavat yleensä kohteliaalla esittelyllä, jonka jälkeen ilmoitetaan lähettäjän ja vastaanottajan yhteystiedot. Siinä tehdään selväksi, että vahvistus on vastaus vastaanottajan aiempaan viestintään tai toimenpiteeseen. Sen jälkeen siinä viitataan aiempaan viestintään, olipa kyseessä sitten tilaus, varaus tai tiedustelu. Siinä ilmoitetaan selkeästi, mikä on vahvistettava toimenpide tai sopimus. Vahvistuksessa esitetään sitten yhteenveto tärkeimmistä sopimuksista tai yksityiskohdista. Näitä voivat olla tiedot tilatuista tuotteista tai palveluista, toimitusajoista, hinnoista, maksuehdoista tai muista olennaisista tiedoista.

Vahvistuskirje sisältää myös vahvistuksen antamispäivän ja yksilöllisen vahvistusnumeron. Näitä käytetään vahvistuksen tunnistamiseen ja viittaamiseen. Kirjeeseen voidaan liittää myös kiitoksen ilmaisu, jolla osoitetaan, että yhteistyötä tai liiketoimintaa arvostetaan. Vahvistuskirjeen lopussa ilmoitetaan jälleen lähettäjän yhteystiedot. Kirjeessä ilmoitetaan vastaanottajalle, että hän voi ottaa yhteyttä yritykseen, jos hänellä on lisäkysymyksiä tai epäselvyyksiä.

Vahvistuskirjeillä todennetaan tehdyt sopimukset ja annetaan vastaanottajalle turvallisuuden ja luotettavuuden tunne. Niiden avulla vältetään väärinkäsitykset ja luodaan selkeä perusta tuleville toimenpiteille tai liiketoimille.

Kirjeenvaihtokirjeet auttavat välttämään väärinkäsityksiä.

Laskut

Kirjeen muodossa oleva lasku sisältää yksityiskohtaisen luettelon suoritetuista palveluista tai toimitetuista tavaroista ja maksettavasta summasta. Se alkaa täydellisillä lähettäjän ja vastaanottajan tiedoilla, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tämän jälkeen ilmoitetaan selkeä laskun päivämäärä ja tarkka laskun numero. Näiden avulla lasku voidaan tunnistaa ja kohdistaa selkeästi.

Lasku sisältää myös yksityiskohtaisen kuvauksen suoritetuista palveluista tai toimitetuista tavaroista. Yksittiset ert luetellaan määrineen, yksikköhintoineen ja kokonaissummineen. Siinä ilmoitetaan palvelun tai tavaran kokonaissumma. Tarvittaessa luetellaan myös verotiedot, kuten arvonlisävero. Lasku sisältää myös selkeät tiedot maksuehdoista, kuten eräpäivästä, hyväksytyistä maksutavoista ja pankkitiedoista.

Laskuun on mahdollista lisätä yrityksen logo ja houkutteleva ulkoasu ammattimaisen vaikutelman luomiseksi ja yrityksen tunnettuuden edistämiseksi. EU:n alueella tapahtuvissa rajat ylittävissä liiketoimissa laskun laatijan ja vastaanottajan arvonlisäverotunnisteen on oltava mukana. Laskujen on myös täytettävä tietyt oikeudelliset vaatimukset, jotka voivat vaihdella maasta ja oikeusjärjestelmästä riippuen. Näitä ovat esimerkiksi laskutusta koskevat tiedot, tuotantopanoksista maksettavan veron vähennys tai sähköinen laskutus. Asianmukainen lasku auttaa rakentamaan luottamusta toimittajien ja asiakkaiden välille ja helpottaa kirjanpitoa ja maksujen käsittelyä.

Johtopäätös kirjetyypeistä ja niiden merkityksestä

Kirjeillä on edelleen tärkeä rooli viestinnässä, myös digitalisaation aikana. Ne toimivat henkilökohtaisena ja virallisena viestintävälineenä eri aloilla.

Yrityskirjeet ovat välttämättömiä yritysten välisessä viestinnässä, ja niitä käytetään ammatillisessa kirjeenvaihdossa, tarjousten jättämisessä, laskutuksessa ja sopimusten allekirjoittamisessa. Yksityiset kirjeet puolestaan edistävät henkilökohtaista kanssakäymistä ja palvelevat tunteiden, ajatusten ja tietojen jakamista henkilökohtaisella tavalla.

Kirjeiden merkitys piilee niiden henkilökohtaisessa otteessa, kyvyssä välittää yksityiskohtaista tietoa sekä kyvyssä olla olennainen osa liike- ja yksityisviestintää. Niillä voidaan rakentaa luottamusta, ilmaista tunteita ja kirjoittaa oikeudellisia asioita kirjallisesti. Digitaalisista vaihtoehdoista huolimatta kirjeet säilyttävät merkityksensä ja tukevat ihmissuhdeviestinnän laatua.

Jos sinäkin haluat lähettää viestisi klassiseen tapaan kirjeellä, niin tartu tilaisuuteen ja suunnittele se print24:n tuotteilla! Tarjoamme kirjekuorien ja paperitarvikkeiden lisäksi myös Korttikotelot tai Korttikotelot, jotka voit suunnitella itse tai joihin voit jättää yrityksesi logon.