Kirjad: ajatu suhtlus vaatamata digitaliseerimisele

Tänapäeval, mil digitaalne kommunikatsioon on kõikjal, tundub, et vana hea kiri on järk-järgult unustusse vajunud. Vaatamata edenevale digitaliseerimisele on kirjadel siiski endiselt oluline koht ja neid kasutatakse paljudes igapäevaelu valdkondades. E-kirjad ja tekstisõnumid on küll kiired ja mugavad, kuid kirja eeliseks on endiselt see, et see on isiklikum ja käegakatsutavam suhtlusvorm. Eriti ärimaailmas saadetakse endiselt palju kirju, et allkirjastada olulisi dokumente ja lepinguid või vahetada konfidentsiaalset teavet. Kirjad on aga endiselt populaarsed ka isiklikul või eraelulisel tasandil, sest nendega saab väljendada erilist tunnustust ja tähelepanu, mis digitaalsetes sõnumites sageli kaotatakse. Selles suhtes on need ajatu suhtlusvahend, mis säilitab oma tähtsuse vaatamata edenevale digitaliseerimisele. Selles blogipostituses saate teada, milliseid kirjatüüpe on olemas, kuidas need on üles ehitatud ja millised eripärad on tervitustes ja tervitustes.

Mida on kiri ja milline on selle üldine struktuur?

Kiri on kirjalik sidevahend, mis sisaldab paberil olevaid sõnumeid, mida vahetatakse inimeste või organisatsioonide vahel. Seda võib kasutada isiklikel või ärilistel eesmärkidel ja see sisaldab peamiselt ametlikku või mitteametlikku keelt. Samuti saadetakse see kõige sagedamini ümbrikus ja toimetatakse posti või kullerteenuse kaudu.

Kirja tavapärane struktuur sisaldab järgmisi elemente:

Kirja vasakul ülaosas on saatja aadress. Siia kantakse saatja nimi, aadress ja vajaduse korral kontaktandmed. Otse saatja aadressi alla paigutatakse kuupäev ja asukoht. Kuupäev näitab, millal kiri kirjutati. Vastuvõtja aadress asub kirja paremas ülemises nurgas. Siia sisestatakse saaja nimi ja aadress.

Kiri algab tervitusega. See sõltub sellest, kas tegemist on ametliku kirja või pereliikmete, sõprade või sugulaste vahelise erakirjaga. Mida ametlikum on kiri, seda tavalisem on pöörduda adressaadi poole otse aadressi all. See viitab kirja saajale. Näiteks kirjutatakse siia "Lugupeetud härra/naine" või "Lugupeetud härra/naine". Sellele järgneb kirja põhikiri, mis sisaldab tegelikku teksti ja sõnumit ning on jagatud erinevateks lõigeteks. Lisaks põhipäringule võib vahetada ka teavet, esitada päringuid, tellimusi või kaebusi. Kirja lõpus on lõpuvormel. See näitab, kuidas kirja kirjutaja soovib hüvasti jätta. Võimalik on esitada palve, edastada tervitused või juhtida tähelepanu vastuse kiireloomulisusele. Sellele järgnevad tervitused, nagu "Teie siiralt", või vähem formaalsed avaldused, nagu "Kohtumiseni" ja saatja nimi. Kiri peaks olema allkirjastatud - allkiri pannakse lõppvormeli alla.

S olenevalt kirja tüübist ja juhtumist võib lisada muid elemente, nagu teema, manuseid või postskripti (PS). Üldiselt on siiski oluline, et kiri oleks selgelt struktureeritud ja et elemendid oleksid õiges järjekorras, et tagada selge ja professionaalne esitus.

Kirjaliikide tüübid

Isiklikud kirjad

Isiklikke kirju kasutatakse isiklikel eesmärkidel perekonna, sõprade või tuttavatega suhtlemiseks. Neid võib kirjutada ka ametlikumal kujul, näiteks soovituskirjana või tänukirjana. Sellest tulenevalt on isiklikud/privaatkirjad ka mitteametlikumad kui ärikirjad. Neid kasutatakse teabe vahetamiseks isiklikes küsimustes või kontakti hoidmiseks.

Selgituseks, erinevalt ärikirjadest, ei ole erakirjade ülesehituse ja kujunduse jaoks kindlaid reegleid ega standardeid. Sõltuvalt saatja ja saaja vahelistest suhetest võivad erakirjad olla kirjutatud vabas ja mitteametlikus keeles ning sageli on need emotsionaalsemad. Tüüpiline erakiri algab sageli tervitusega, näiteks "Lugupeetud" või "Tere". Seejärel võib kirja sisu käsitleda isiklikke sündmusi, kogemusi või mõtteid ning viidata saatja ja saaja vahelistele suhetele. Kuidas see lõpetatakse, on samuti saatja enda otsustada. Võimalikud on sellised vormid nagu "Lugupidamisega" või "Kohtumiseni".

Kasvava digitaliseerimise tõttu on erakirjad tänapäeval üha haruldasemad. Kuid just see teeb need eriliseks ning need on viis isiklike suhete säilitamiseks ja hooldamiseks. Seega, kui soovid kedagi lähedast üllatada või talle erilist tunnustust avaldada, kirjuta talle isiklik kiri!

Ärikiri

Ärikirjadele on olemas täpsed spetsifikatsioonid DIN 5008 kohaste kirjade struktuuri ja trükkimise osas. Seda kirjatüüpi kasutatakse ärilistel eesmärkidel teabe vahetamiseks, tellimuste esitamiseks või kinnitamiseks, lepingute sõlmimiseks või teadete saatmiseks.

DIN 5008 abil saate tagada sujuva suhtluse oma äripartneritega. Samuti väldite formaalseid vigu, sest kõik on standardis täpselt määratletud. Näiteks, kuidas kuupäev, valuutad, aadressid või tiitlite lühendid on korrektselt esitatud. Kõige olulisemad reeglid on kokkuvõtlikult esitatud allpool:

DIN 5008 kohase ärikirja kirjapõhi sisaldab saatja andmeid, nagu ettevõtte nimi, aadress, telefoninumber ja e-posti aadress, ja see asub kirjapaberi vasakus ülaservas. Vastuvõtja aadress asub kirja paremas servas, umbes kuue sentimeetri kaugusel ülemisest servast. Siia märgitakse saaja nimi ja aadress. Sellele järgneb teemarida. See paikneb kaks rida saaja aadressi all ja on vasakule joondatud. Selles esitatakse lühike kokkuvõte kirja sisust. Pärast teemat sõnastatakse tervitus, mis algab kaks rida allpool teemat ja on vasakule joondatud. Tervitus on adresseeritud adressaadile ja peaks olema ametlik ja viisakas. Kui saadate kirja mitmele adressaadile, alustage tervitust kõige vanemast isikust.

Nüüd järgneb kirja tekst, mis on jagatud lõigeteks ja algab kaks rida allpool tervitust. Siin selgitatakse kirja sisu. Kasutage ametlikku keelt, välja arvatud juhul, kui teie ettevõte ja ettevõtte kujundus on väga erinevad. Pärast seda, kui olete oma palve avaldanud, järgneb tervitusvormel kaks rida teksti allapoole ja on parempoolne. Võite kasutada standardvormi "Lugupidamisega". Alternatiivina on võimalik ka "Lugupidamisega" või "Parimate soovidega". Allkiri, mis tuleks ärikirjades alati jätta, asub tervituse all ja näitab, kes on kirja kirjutanud. Kui kirjale tuleb lisada dokumente, loetletakse need tervituse all.

Lisaks struktuurile annab DIN 5008 ka täiendavaid soovitusi ärikirjade kujundamiseks, näiteks kirjatüübi, kirjasuuruse ja reavahe kohta. DIN 5008 kohaselt professionaalselt kujundatud ärikiri peaks olema selge, hästi struktureeritud ja kergesti loetav.

Reklaamikiri

Reklaamikiri on otseturunduse vahend ja seda kasutatakse selleks, et teavitada potentsiaalseid kliente või sihtrühmi tootest, teenusest või pakkumisest ning veenda neid tegutsema. Nad kasutavad sihtrühmapõhist lähenemist, mis käsitleb selle sihtrühma huve, vajadusi ja omadusi, et saavutada maksimaalne asjakohasus. Tähelepanuväärseid pealkirju tuleks kasutada selleks, et äratada lugeja huvi ja meelitada teda kirja edasi lugema. Need tuleks sõnastada lühidalt, sisukalt ja intrigeerivalt.

Müügikirja sisu peaks keskenduma potentsiaalse kliendi veenmisele reklaamitava toote või teenuse eelistest ja kasust. Sellest tulenevalt tuleks esitada teavet funktsioonide, omaduste, hindade, sooduspakkumiste või allahindluste kohta. Teenuste või toodete kvaliteeti tuleks tugevdada veenvate argumentidega, et lugeja oleks pakkumisest vaimustuses. Käsitletakse võimalikke probleeme, muresid või vastuväiteid ning esitatakse lahendused.

Lisaks reklaamitekstile sisaldavad müügikirjad selget üleskutset tegutsemiseks. Lugejal palutakse teha konkreetne tegevus, näiteks sooritada ost, külastada veebisaiti, teha päring või registreeruda uudiskirjale. Oluline on lisada selgelt nähtavad ettevõtte kontaktandmed, et lugeja saaks ettevõttega ühendust võtta või lisateavet küsida. Reklaamikirjad on sageli kujundatud ka visuaalsete elementidega, näiteks piltide, värvide ja graafikaga, et suurendada lugeja tähelepanu. Kirja kujundus peaks olema selge ja kergesti loetav.

Müügikirja eesmärk on veenda adressaate ja motiveerida neid võtma konkreetseid meetmeid. See käsitleb sihtrühma vajadusi ja huvisid ning pakub potentsiaalsele kliendile selget lisaväärtust.

Kiri on suunatud sihtrühma vajadustele ja huvidele.

Pakkumiskirjad kui kirjad

Pakkumine esitatakse potentsiaalsele kliendile kirjaliku dokumendina, et pakkuda toodet, teenust või sooritust. Sageli algab see viisaka ja ahvatleva sissejuhatusega, millele järgnevad ettevõtte kontaktandmed. See sisaldab sellist teavet nagu pakkuja nimi, aadress, telefoninumber ja e-posti aadress. Seejärel kirjeldatakse kirja põhiosas pakkumist üksikasjalikult. Ettevõte annab teavet toodete või teenuste, sealhulgas nende omaduste, omaduste ja eeliste kohta. Eesmärk on anda potentsiaalsele kliendile selge ülevaade pakkumisest ja edastada lisaväärtust.

Pakkumiskirjad sisaldavad ka teavet pakkumise tingimuste, näiteks tarneaja, maksetingimuste, garantiide ja teenuste kohta. Samuti tuuakse välja pakutavate toodete või teenuste hinnad või kuluhinnangud. Mõnel juhul võivad pakkumised sisaldada ka vabatahtlikke lisateenuseid või täiendusi. See võimaldab potentsiaalsel kliendil kohandada ja täiendada pakkumist vastavalt oma konkreetsetele vajadustele. Samuti on oluline täpsustada võimalikud kehtivusajad. See annab kliendile selge ettekujutuse sellest, kui kaua pakkumine kehtib ja millise kuupäevani saab seda vastu võtta. Kirja lõppu pannakse taas ettevõtte kontaktandmed ja kutsutakse klienti üles võtma ühendust, kui tal on küsimusi, ta on huvitatud lisateabest või soovib pakkumist vastu võtta. Samuti võib anda teavet pakkumisprotsessi edasise kulgemise kohta.

Kinnitused kirjade kujul

Kinnitused saadetakse tellimuse, broneeringu, registreerimise või lepingu kättesaamise kinnitamiseks. Need algavad tavaliselt viisaka sissejuhatusega, millele järgnevad saatja ja saaja kontaktandmed. Selgeks tehakse, et kinnitus on vastus vastuvõtja varasemale suhtlusele või tegevusele. Seejärel viidatakse eelnevale suhtlusele, olgu see siis tellimus, broneering või päring. Selles teatatakse selgelt konkreetne tegevus või kokkulepe, mida kinnitatakse. Seejärel esitatakse kinnituses kokkuvõte kõige olulisematest kokkulepetest või üksikasjadest. See võib sisaldada teavet tellitud toodete või teenuste, tarneaegade, hindade, maksetingimuste või muu asjakohase teabe kohta.

Kinnituskiri sisaldab ka kinnituse väljastamise kuupäeva ja kordumatut kinnituse numbrit. Neid kasutatakse kinnituse identifitseerimiseks ja sellele viitamiseks. Samuti võib lisada tänusõnumi, et näidata, et koostööd või tehingut hinnatakse kõrgelt. Kinnituse lõpus esitatakse veel kord saatja kontaktandmed. Kirjas teatatakse saajale, et ta võib võtta ettevõttega ühendust, kui tal on lisaküsimusi või ebakindlust.

Kinnituskirjad kinnitavad sõlmitud kokkuleppeid ning annavad saajale kindlustunde ja usaldusväärsuse. Need aitavad vältida arusaamatusi ja loovad selge aluse edasisteks sammudeks või tehinguteks.

Arved

Kirjas esitatud arve sisaldab üksikasjalikku loetelu osutatud teenustest või tarnitud kaupadest ja makstavast summast. See algab täieliku saatja ja saaja teabega, sealhulgas nime, aadressi, telefoninumbri ja e-posti aadressiga. Sellele järgneb selge arve kuupäev ja täpne arve number. Need võimaldavad arvet selgelt identifitseerida ja seostada.

Asutusarve sisaldab ka osutatud teenuste või tarnitud kaupade üksikasjalikku kirjeldust. Üksikud kirjed on loetletud koos koguste, ühikuhindade ja kogusummadega. Selles on märgitud teenuse või kauba kogusumma. Vajaduse korral on loetletud ka maksualane teave, näiteks käibemaks. Arve sisaldab ka selget teavet maksetingimuste kohta, näiteks maksetähtaeg, aktsepteeritud makseviisid ja pangaandmed.

Arvele on võimalik lisada ettevõtte logo ja atraktiivne kujundus, et luua professionaalne mulje ja edendada ettevõtte tuntust. Piiriüleste tehingute puhul ELis tuleb lisada arve väljastaja ja saaja käibemaksukohustuslasena registreerimise number. Arved peavad vastama ka teatavatele õiguslikele nõuetele, mis võivad sõltuvalt riigist ja õigussüsteemist erineda. Nende hulka kuuluvad näiteks teave arve esitamise, sisendkäibemaksu mahaarvamise või elektroonilise arve esitamise kohta. Korrektne arve aitab luua usaldust tarnijate ja klientide vahel ning lihtsustab raamatupidamis- ja maksetöötlust.

Mäletused

Mäletus on kirjalik teade, mis saadetakse isikule või organisatsioonile, et nõuda tasumata makse sooritamist.

Esimeseks sammuks on maksemäletus. Sellega tuletatakse võlgnikule meelde tasumata makse või makseviivitust. Samuti teavitatakse saajat tasumata summast, maksetähtpäevast ja võimalikest meeldetuletustasudest. Märgukirjas kasutatakse ametlikku keelt, et rõhutada olukorra tõsidust. See peaks olema sõnastatud viisakalt, kuid kindlalt ning selles tuleks nõuda võlgnikult tasumata arve tasumist.

Märkus sisaldab ka konkreetset tähtaega, mille jooksul tuleb makse sooritada. See tähtaeg on üleskutse võlgnevuse viivitamatuks tasumiseks. Sellele järgnevad makseviisid, näiteks aktsepteeritud maksevõimalused ja nõutavad makseandmed, näiteks pangaandmed või makseviide. See lihtsustab võlgniku jaoks võlgnevuse tasumist.

Mäletuskirjas on samuti võimalik märkida maksmata jätmise või meetmete edasise eskaleerumise tagajärjed. See võib hõlmata asja saatmist inkassofirmale või juriidiliste meetmete võtmist. Valikuliselt võib meeldetuletuse saata tähitud kirjana või nõuda kättetoimetamise kinnitust. See tagab, et saaja ei saa eitada meeldetuletuse kättesaamist.

Hästi sõnastatud meeldetuletus peaks olema selge, täpne ja õiguskohane. Selle eesmärk on veenda võlgnikku tasaarveldama tasumata võlga ja astuma õiguslikke samme ainult hädavajaduse korral. Meeldetuletusi käsitlevate kehtivate õigusnormide ja suuniste järgimine on vajalik selleks, et meeldetuletusprotsess oleks õiguspärane.

Märguande seaduslikuks tegemiseks tuleks järgida kehtivaid õigusnorme ja suuniseid.

KAebusekirjad

KAebusekiri on ärikirja liik, mida kasutatakse kaebuse või nõude esitamiseks ettevõttele, asutusele või organisatsioonile. Sellel on alati konkreetne põhjus, mis on kaebuse esemeks. See võib olla vigane tarne, kehv teenus või defektne toode. Kirja sisu peaks olema selgelt ja täpselt sõnastatud. Kaebuse põhjused tuleks selgelt välja tuua. Oluline on kasutada asjalikku ja viisakat keelt, et suurendada probleemi eduka lahendamise võimalusi. Kaebuskirjas on võimalik esitada ettevõttele ka nõudmisi, näiteks kompensatsiooni, krediidikviitungi või uue tarne saamist. Siin on sama oluline jääda objektiivseks ja viisakaks ning eelkõige esitada mõistlikke nõudmisi. Samuti võib olla kasulik teha ettepanekuid probleemi lahendamiseks. Sõltuvalt kaebuse ja nõude tüübist aitab see ettevõttel probleemi kiiremini ja tõhusamalt lahendada. Konkreetsed üksikasjad, nagu arve või tellimuse number, kuupäev, koht ja kellaaeg, on samuti olulised, et aidata ettevõttel kaebust menetleda.

Kohaselt ja selgelt vormistatud kaebuskiri aitab ettevõttel probleemi lahendada ja pakkuda teile rahuldavat lahendust.

Kokkuvõte kirjatüüpidest ja nende tähtsusest

Kirjad mängivad suhtluses jätkuvalt olulist rolli, isegi digitaliseerimise ajal. Need on isiklikuks ja ametlikuks suhtlusvahendiks erinevates valdkondades.

Ürituskirjad on olulised ettevõtete vahelises suhtluses ning neid kasutatakse ametialaseks kirjavahetuseks, pakkumiste esitamiseks, arvete esitamiseks ja lepingute sõlmimiseks. Erakirjad seevastu edendavad isiklikku teabevahetust ja teenivad emotsioonide, mõtete ja teabe jagamist isiklikul viisil.

Kirjade tähtsus seisneb nende isiklikus võtmes, oskuses edastada üksikasjalikku teavet ning olla ärilise ja eraviisilise suhtluse lahutamatu osa. Nende abil saab luua usaldust, väljendada emotsioone ja jäädvustada kirjalikult õiguslikke küsimusi. Vaatamata digitaalsetele alternatiividele säilitavad kirjad oma tähtsuse ja toetavad inimestevahelise suhtluse kvaliteeti.

Kui soovid oma sõnumit klassikaliselt saata ka kirjaga, siis kasuta võimalust ja kujunda see print24 toodete abil! Lisaks ümbrikutele ja kirjatarvikutele pakume ka Kaardiümbrikud, mille saate ise kujundada või millele saate jätta oma ettevõtte logo.