Писма: Вечната комуникация въпреки цифровизацията

В днешната повсеместна цифрова комуникация сякаш доброто старо писмо постепенно се забравя. Въпреки напредващата цифровизация обаче буквите все още имат важно място и се използват в много области на ежедневието. Макар че имейлите и текстовите съобщения са бързи и удобни, писмата все още имат предимството да са по-лична и осезаема форма на комуникация. По-специално в света на бизнеса все още се изпращат много писма за подписване на важни документи и договори или за обмен на поверителна информация. Въпреки това писмата все още са популярни и в личната или частната сфера, тъй като могат да изразят специална благодарност и внимание, които често се губят в цифровите съобщения. В това отношение те са непреходно средство за комуникация, което запазва значението си въпреки напредващата цифровизация. В тази публикация в блога ще разберете какви видове писма има, как са структурирани и какви особености има в поздравленията и поздравите.

Какво е писмото и каква е общата му структура?

Писмото е писмено средство за комуникация, съдържащо съобщения на хартия, които се разменят между хора или организации. То може да се използва за лични или бизнес цели и съдържа предимно официален или неофициален език. То също така най-често се изпраща в плик и се доставя по пощата или чрез куриерска служба.

Обичайната структура на писмото съдържа следните елементи:

Адресът на подателя е в горния ляв ъгъл на писмото. Тук се вписват името, адресът и, ако е приложимо, данните за контакт на изпращача. Датата и мястото се поставят непосредствено под адреса на подателя. Датата показва кога е написано писмото. Адресът на получателя е разположен в горния десен ъгъл на писмото. Тук се въвеждат името и адресът на получателя.

Писмото започва с поздрав. Това зависи от това дали става въпрос за официално писмо или за частно писмо между членове на семейството, приятели или роднини. Колкото по-официално е писмото, толкова по-често се обръщате към получателя директно под адреса. Той се отнася до получателя на писмото. Например тук се пише "Уважаеми господине/госпожо" или "Уважаеми господине/госпожо". След това следва основното тяло на писмото, което съдържа същинския текст и посланието и е разделено на различни параграфи. В допълнение към основното искане може да се обменя информация, да се отправят запитвания, да се правят поръчки или да се изказват оплаквания. В края на писмото се поставя заключителната формула. Тя показва как авторът на писмото би искал да се сбогува с него. Възможно е да се отправи молба, да се предадат поздрави или да се изтъкне спешността на отговора. Следва поздрав като "С уважение" или по-малко официални изявления като "До скоро" и името на подателя. Писмото трябва да бъде подписано - подписът се поставя под заключителната формула.

В зависимост от вида на писмото и повода могат да се добавят и други елементи като тема, прикачени файлове или постскриптум (PS). Като цяло обаче е важно писмото да е ясно структурирано и елементите да са подредени в правилния ред, за да се осигури ясно и професионално представяне.

Лични писма

Личните писма се използват за лични цели, за да се общува със семейството, приятелите или познатите. Те могат да бъдат написани и в по-официална форма, като например препоръчително писмо или благодарствено писмо. Съответно личните/частните писма са и по-неформални от бизнес писмата. Те се използват за обмен на информация по лични въпроси или за поддържане на връзка.

За разлика от деловите писма, за структурата и дизайна на частните писма няма фиксирани правила или стандарти. В зависимост от отношенията между подателя и получателя частните писма могат да бъдат написани на непринуден, неофициален език и често са по-емоционални. Типичното частно писмо често започва с поздрав, например "Скъпи" или "Здравей". След това съдържанието на писмото може да се отнася до лични събития, преживявания или мисли и да се отнася до отношенията между подателя и получателя. Начинът на завършване на писмото също зависи от подателя. Възможни са формулировки като "С най-добри пожелания" или "До скоро".

Поради нарастващата цифровизация частните писма стават все по-редки в наши дни. Но точно това ги прави специални и те са начин за поддържане и развиване на лични отношения. Така че, ако искате да изненадате близък човек или да му окажете специално признание, напишете му лично писмо!

Бизнес писмо

За деловите писма има точни спецификации съгласно DIN 5008 по отношение на структурата и изразяването. Този тип писма се използват за бизнес цели за обмен на информация, подаване или потвърждаване на поръчки, подписване на договори или изпращане на съобщения.

С помощта на DIN 5008 можете да осигурите безпроблемна комуникация с вашите бизнес партньори. Избягвате и формални грешки, тъй като всичко е точно определено в стандарта. Например как да посочвате правилно датата, валутите, адресите или съкращенията на заглавията. Най-важните правила са обобщени по-долу:

Бланката на бизнес писмото съгласно DIN 5008 съдържа данните на подателя, като име на фирмата, адрес, телефонен номер и адрес на електронна поща, и се намира в горното ляво поле на канцеларската хартия. Адресът на получателя се намира в десния край на писмото, на около шест сантиметра от горния край. Тук се посочват името и адресът на получателя. Под тях първо следва темата. Тя се поставя на два реда под адреса на получателя и се подравнява вляво. Тя представлява кратко резюме на съдържанието на писмото. След темата се формулира поздравът, който започва два реда под темата и е лявоизравнен. Поздравът е адресиран до получателя и трябва да бъде официален и учтив. Ако изпращате писмото до няколко получатели, започнете поздрава с най-възрастния човек.

Сега следва текстът на писмото, който е разделен на параграфи и започва два реда под поздрава. Тук се обяснява съдържанието на писмото. Използвайте официален език, освен ако фирмата ви и корпоративният дизайн не са много различни. След като сте отправили искането си, следва поздравът на два реда под текста и е поставен вдясно по права линия. Можете да използвате общоприетата форма "С уважение". Алтернативно са възможни и формите "С уважение" или "С най-добри пожелания". Подписът, който винаги трябва да се оставя в деловите писма, се поставя под поздрава и показва кой е написал писмото. Ако към писмото трябва да се приложат документи, те се изброяват под поздрава.

Освен структурата, DIN 5008 дава и допълнителни препоръки за дизайна на бизнес писмата, като например шрифта, размера на шрифта и разстоянието между редовете. Професионално оформеното бизнес писмо съгласно DIN 5008 трябва да бъде ясно, добре структурирано и лесно за четене.

Рекламни писма

Рекламните писма са инструмент за директен маркетинг и се използват за информиране на потенциални клиенти или целеви групи за продукт, услуга или оферта и за убеждаването им да предприемат действия. При тях се използва специфичен за целевата група подход, който е насочен към интересите, нуждите и характеристиките на тази целева група, за да се постигне максимална уместност. Трябва да се използват привличащи вниманието заглавия, които да събудят интереса на читателя и да го подтикнат да продължи да чете писмото. Те трябва да бъдат формулирани кратко, смислено и интригуващо.

Съдържанието на писмото за продажба трябва да се съсредоточи върху убеждаването на потенциалния клиент в предимствата и ползите от рекламирания продукт или услуга. Съответно трябва да се предостави информация за функции, характеристики, цени, промоции или отстъпки. Качеството на услугите или продуктите трябва да бъде подсилено с убедителни аргументи, за да се развълнува читателят от офертата. Разглеждат се възможни проблеми, опасения или възражения и се представят решения.

В допълнение към рекламния текст писмата за продажба съдържат ясен призив за действие. От читателя се иска да предприеме конкретно действие, например да направи покупка, да посети уебсайта, да направи запитване или да се абонира за бюлетин. Важно е да се включат ясно видими данни за контакт с компанията, така че читателят да може да се свърже с нея или да поиска допълнителна информация. Рекламните писма често се оформят и с визуални елементи като изображения, цветове и графики, за да се повиши вниманието на читателя. Оформлението на писмото трябва да бъде ясно и лесно за четене.

Целта на търговското писмо е да убеди получателите и да ги мотивира да предприемат определено действие. То е насочено към нуждите и интересите на целевата група и предлага ясна добавена стойност за потенциалния клиент.

Писма с оферти като писма

Офертата се представя на потенциален клиент в писмен документ, за да предложи продукт, услуга или изпълнение. То често започва с учтиво и привлекателно представяне, последвано от данни за контакт с компанията. Това включва информация като име, адрес, телефонен номер и имейл адрес на доставчика. След това в основната част на писмото се описва подробно офертата. Компанията предоставя информация за продуктите или услугите, включително техните характеристики, особености и предимства. Целта е да се даде на потенциалния клиент ясен преглед на офертата и да се съобщи за добавената стойност.

Писмото с офертата съдържа и информация за условията на офертата, като например срок на доставка, условия на плащане, гаранции и услуги. Посочват се и цените или прогнозните разходи за предлаганите продукти или услуги. В някои случаи офертите могат да включват и незадължителни допълнителни услуги или подобрения. Това дава възможност на потенциалния клиент да персонализира и надгради офертата спрямо своите специфични нужди. Важно е да се включат и всички срокове на валидност. Това дава на клиента ясна представа за това колко дълго е валидна офертата и до коя дата може да бъде приета. В края на писмото отново се поставят данните за контакт на компанията и клиентът се приканва да се свърже с нея, ако има въпроси, интересува се от допълнителна информация или желае да приеме офертата. Може да бъде предоставена и информация за по-нататъшния ход на процеса на предлагане.

Потвърждения под формата на писма

Потвържденията се изпращат, за да потвърдят получаването на поръчка, резервация, регистрация или споразумение. Обикновено те започват с учтиво представяне, последвано от данните за контакт на изпращача и получателя. Уточнява се, че потвърждението е в отговор на предишна комуникация или действие от страна на получателя. След това потвърждението се позовава на предишната комуникация, независимо дали става въпрос за поръчка, резервация или запитване. В него ясно се съобщава конкретното действие или споразумение, което се потвърждава. След това потвърждението обобщава най-важните споразумения или подробности. Това може да включва информация за поръчаните продукти или услуги, срокове за доставка, цени, условия за плащане или друга важна информация.

Писмото-потвърждение съдържа също така датата, на която е издадено, и уникален номер на потвърждението. Те се използват за идентифициране и позоваване на потвърждението. Може да се включи и израз на благодарност, за да се покаже, че сътрудничеството или сделката са оценени. В края на потвърждението отново се посочват данните за контакт на изпращача. В писмото получателят се информира, че може да се свърже с компанията, ако има допълнителни въпроси или неясноти.

Писмото-потвърждение потвърждава сключените споразумения и дава на получателя чувство за сигурност и надеждност. Те служат за избягване на недоразумения и създават ясна основа за бъдещи стъпки или сделки.

Фактури

Фактурата под формата на писмо съдържа подробен списък на извършените услуги или доставените стоки и сумата, която трябва да се плати. Тя започва с пълната информация за изпращача и получателя, включително име, адрес, телефонен номер и имейл адрес. След това се посочват ясна дата на фактурата и точен номер на фактурата. Те позволяват фактурата да бъде ясно идентифицирана и разпределена.

Фактурата съдържа и подробно описание на предоставените услуги или доставените стоки. Отделните позиции са изброени с количества, единични цени и общи суми. В нея се посочва общата сума на услугата или стоката. Ако е приложимо, се посочва и данъчна информация, като например ДДС. Във фактурата се включва и ясна информация за условията на плащане, като например срок на плащане, приети методи на плащане и банкови данни.

Възможно е към фактурата да се добави логото на компанията и атрактивно оформление, за да се създаде професионално впечатление и да се насърчи разпознаваемостта на компанията. При трансгранични транзакции в ЕС трябва да се включи идентификационният номер по ДДС на издателя на фактурата и на получателя. Фактурите трябва да отговарят и на определени правни изисквания, които могат да варират в зависимост от държавата и правната система. Те включват например информация за фактурирането, приспадане на данъка върху покупките или електронно фактуриране. Коректната фактура спомага за изграждането на доверие между доставчиците и клиентите и улеснява счетоводната отчетност и обработката на плащанията.

Напомняния

Напомнянето е писмено известие, изпратено до дадено лице или организация, за да се изиска неплатено плащане.

Първата стъпка е напомнянето за плащане. С него се напомня на длъжника за неизвършено плащане или за просрочено плащане. То също така информира получателя за дължимата сума, датата на плащане и евентуалните такси за напомняне. В напомнянето се използва официален език, за да се подчертае сериозността на ситуацията. То трябва да бъде формулирано учтиво, но твърдо и да изисква от длъжника да плати дължимата сума по фактурата.

Напомнянето съдържа и конкретен срок, в който трябва да се извърши плащането. Този краен срок служи като искане за незабавно уреждане на задължението. След това се посочват начините на плащане, като например приетите варианти на плащане и необходимите данни за плащане, като например банкови данни или референция за плащане. Това улеснява длъжника при уреждането на дължимата сума.

В писмото за напомняне е възможно да се споменат и последиците от неплащането или по-нататъшното засилване на мерките. Това може да включва изпращане на въпроса до агенция за събиране на вземания или предприемане на правни действия. По желание напомнянето може да се изпрати като писмо с препоръчана поща или да се изиска потвърждение за доставка. Това гарантира, че получателят няма да може да отрече получаването на напомнянето.

Добре формулираното напомняне трябва да бъде ясно, точно и съобразено със закона. То служи за убеждаване на длъжника да уреди неизплатения дълг и да предприеме правни действия само в спешен случай. Приложимите правни разпоредби и насоки, свързани с напомнянията, следва да се спазват, за да се осъществи процесът на напомняне законосъобразно.

Писма с оплаквания

Писмото с оплаквания е вид делово писмо, което се използва за отправяне на оплакване или претенция към дружество, орган или организация. То винаги има конкретна причина, която е предмет на жалбата. Това може да бъде дефектна доставка, лошо обслужване или дефектен продукт. Съдържанието на писмото трябва да бъде формулирано ясно и точно. Причините за жалбата трябва да бъдат ясно посочени. Важно е да се използва фактологичен и учтив език, за да се увеличат шансовете за успешно решаване на проблема. Възможно е също така в писмото с оплакване да се отправят искания към дружеството, като например обезщетение, кредитно известие или нова доставка. Тук е също толкова важно да останете обективни и вежливи и най-вече да отправяте разумни искания. Също така може да е полезно да предложите решения на проблема. В зависимост от вида на жалбата и искането това ще помогне на компанията да разреши проблема по-бързо и ефективно. Конкретните подробности, като например номера на фактурата или поръчката, датата, мястото и часа, също са важни, за да помогнат на компанията да обработи жалбата.

Формулирането на писмото с жалба по подходящ и ясен начин ще помогне на компанията да разреши проблема и да ви предложи задоволително решение.

Заключение за видовете писма и тяхното значение

Писмовете продължават да играят важна роля в комуникацията, дори и във времената на дигитализация. Те служат като лично и официално средство за комуникация в различни области.

Деловите писма са от съществено значение за комуникацията между фирмите и се използват за професионална кореспонденция, подаване на оферти, фактуриране и подписване на договори. Частните писма, от друга страна, насърчават личния обмен и служат за споделяне на емоции, мисли и информация по личен начин.

Същественото значение на писмата се състои в тяхната лична насоченост, способността им да предават подробна информация и да бъдат неразделна част от бизнес и частната комуникация. С тях може да се изгражда доверие, да се изразяват емоции и да се записват писмено правни въпроси. Въпреки дигиталните алтернативи, писмата запазват своето значение и подпомагат качеството на междуличностното общуване.

Ако и вие искате да изпратите своето послание по класическия начин върху писмо, тогава използвайте възможността и го изработете с продуктите от print24! Освен пликове и канцеларски материали, предлагаме и Блокове, Блокове за колеж, Ръкави за карти или Ръкави за карти, които можете да проектирате сами или да оставите логото на Вашата компания.