Was sollte man beim Briefe schreiben beachten? Arten von Briefen, allgemeiner Aufbau, Grußformeln und Wissenswertes. Jetzt Blogbeitrag lesen!

Wie Briefe schreiben  - ein Überblick | print24 Blog

Wie Briefe schreiben - ein Überblick

Briefe: Zeitlose Kommunikation trotz Digitalisierung

E-Mails und Textnachrichten mögen bequem sein, aber der gute alte Brief behält seinen Stellenwert. Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, welche Arten von Briefen es gibt und wie man sie aufbaut. Denn Briefe sind mehr als nur Papier und Tinte – sie drücken Wertschätzung und Aufmerksamkeit aus.

In der heutigen, allgegenwärtigen digitalen Kommunikation scheint es, als ob der gute alte Brief allmählich in Vergessenheit gerät. Doch trotz der fortschreitenden Digitalisierung haben Briefe noch immer einen wichtigen Stellenwert und werden in vielen Bereichen des täglichen Lebens genutzt. Während E-Mails und Textnachrichten schnell und bequem sind, weisen Briefe weiterhin den Vorteil auf, eine persönlichere und greifbare Form der Kommunikation zu sein. Insbesondere im Geschäftsbereich werden immer noch viele Briefe verschickt, um wichtige Dokumente und Verträge zu unterzeichnen oder vertrauliche Informationen auszutauschen. Doch auch im persönlichen beziehungsweise privaten Bereich sind Briefe nach wie vor beliebt, da sie eine besondere Wertschätzung und Aufmerksamkeit ausdrücken können, die in digitalen Nachrichten oft verloren gehen. In dieser Hinsicht bilden sie ein zeitloses Kommunikationsmittel, das trotz der fortschreitenden Digitalisierung seine Bedeutung behält. Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, welche Arten von Briefen es gibt, wie sich der jeweilige Aufbau gestaltet und welche Besonderheiten es in den Anreden und Grußformeln gibt.

Füllfederhalter auf liniertem Briefpapier

<h3>Was ist ein Brief, welchen allgemeinen Aufbau besitzt er?</h3>Ein Brief ist ein schriftliches Kommunikationsmittel, das Nachrichten auf Papier enthält, die zwischen Personen oder Organisationen ausgetauscht werden. Er kann für persönliche oder geschäftliche Zwecke verwendet werden und enthält überwiegend formelle oder informelle Sprache. Zudem wird er in den häufigsten Fällen in einem Umschlag verschickt und per Post oder Kurierdienst zugestellt. Der gängige Aufbau eines Briefes enthält folgende Elemente: Oben links im Brief befindet sich die Absenderadresse. Hier wird der Name des Absenders, seine Adresse und gegebenenfalls auch seine Kontaktdaten angegeben. Direkt unter der Absenderadresse wird das Datum und der Ort platziert. Das Datum gibt an, wann der Brief verfasst wurde. In der rechten oberen Ecke des Briefes befindet sich dagegen die Empfängeradresse. Dabei wird der Name des Empfängers sowie dessen Adresse angegeben. Ein Brief beginnt mit einer Anrede. Hierbei kommt es darauf an, ob es sich um einen formellen Brief handelt oder einen Privaten unter Familienmitgliedern, Freunden oder Verwandten. Je formeller der Brief ist, desto gängiger ist eine Anrede direkt unterhalb der Empfängeradresse. Sie bezieht sich auf den Empfänger des Briefes. Hier wird beispielsweise "Sehr geehrte/r Frau/Herr" oder "Liebe/r Frau/Herr" geschrieben. Daraufhin folgt der Hauptteil des Briefes, welcher den eigentlichen Text sowie die Botschaft enthält und in verschiedene Absätze unterteilt ist. Neben dem Kernanliegen können auch Informationen ausgetauscht, Anfragen gestellt, Aufträge erteilt oder Beschwerden geäußert werden. Am Ende des Briefes steht dann die Schlussformel. Diese gibt an, wie der Briefschreiber sich verabschieden möchte. Es ist möglich, eine Bitte auszusprechen, Grüße zu überbringen oder auf die Dringlichkeit einer Antwort hinzuweisen. Anschließend folgen Grußformeln wie "Mit freundlichen Grüßen" oder weniger formelle Aussagen wie „Bis bald“ sowie der Name des Absenders. Der Brief sollte unterschrieben werden – die Unterschrift steht unter der Schlussformel. Je nach Art des Briefes und Anlass können noch weitere Elemente wie Betreff, Anlagen oder Postskriptum (PS) hinzukommen. Grundsätzlich ist es aber wichtig, dass der Brief klar strukturiert ist und die Elemente in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind, um eine übersichtliche und professionelle Darstellung zu gewährleisten.

Frau bekommt Vertrag gereicht

<h3>Arten von Briefen</h3><h4>Persönliche Briefe</h4>Persönliche Briefe werden für persönliche Zwecke verwendet, um mit der Familie, Freunden oder Bekannten zu kommunizieren. Sie können auch in einer formelleren Form geschrieben werden, wie etwa als Empfehlungsschreiben oder Dankschreiben. Dementsprechend sind persönliche/private Briefe auch informeller als Geschäftsbriefe. Sie dienen dazu, sich über persönliche Angelegenheiten auszutauschen oder Kontakt zu halten. Im Gegensatz zu Geschäftsbriefen gibt es für private Briefe keine festen Regeln oder Standards, was den Aufbau und die Gestaltung angehen. Je nachdem, welches Verhältnis zwischen Sender und Empfänger besteht, können private Briefe in einer lockeren, informellen Sprache verfasst werden und sind oft emotionaler. Ein typischer privater Brief beginnt häufig mit einer Anrede wie "Liebe/r" oder "Hallo". Der Inhalt des Briefes kann dann von persönlichen Ereignissen, Erlebnissen oder Gedanken handeln und sich auf das Verhältnis zwischen Sender und Empfänger beziehen. Wie er abgeschlossen wird, bleibt ebenfalls dem Sender überlassen. Möglichkeiten bilden Formeln wie "Liebe Grüße" oder "Bis bald". Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung werden private Briefe in der heutigen Zeit seltener. Genau das macht sie aber auch besonders und sie bilden eine Möglichkeit, persönliche Beziehungen aufrechtzuerhalten und zu pflegen. Möchten Sie also eine nahestehende Person überraschen oder eine besondere Anerkennung zuteilwerden lassen, dann schrieben Sie ihr einen persönlichen Brief!

<h4>Der Geschäftsbrief</h4>Für Geschäftsbriefe gibt es genaue Vorgaben nach DIN 5008, was Aufbau und Ausdruck angeht. Diese Art von Briefen wird für geschäftliche Zwecke verwendet, um Informationen auszutauschen, Aufträge zu erteilen oder zu bestätigen, Verträge zu unterzeichnen oder Mitteilungen zu versenden. Unter Zuhilfenahme der DIN 5008 ermöglichen Sie eine reibungslose Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern. Ebenfalls vermeiden Sie Formfehler, da in der Norm alles genau definiert ist. So etwa auch, wie das Datum, Währungen, Adressen oder Titelabkürzungen korrekt angegeben werden. Im Folgenden sind die wichtigsten Regeln zusammengefasst: Der Briefkopf des Geschäftsbriefes nach DIN 5008 enthält die Absenderangaben wie Firmenname, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse und befindet sich am oberen linken Rand des Briefpapiers. Die Empfängeradresse befindet sich am rechten Rand des Briefes, etwa sechs Zentimeter vom oberen Rand entfernt. Hier werden der Name und die Adresse des Empfängers angegeben. Darunter folgt zunächst ein Betreff. Dieser wird zwei Zeilen unter der Empfängeradresse und linksbündig platziert. Er gibt eine prägnante Zusammenfassung des Inhalts des Briefes. Nach dem Betreff wird die Anrede formuliert, welche zwei Zeilen unter dem Betreff beginnt und linksbündig platziert ist. Die Anrede richtet sich an den Empfänger und sollte formell und höflich sein. Sollten Sie den Brief an mehrere Empfänger senden, dann beginnen Sie bei der Anrede mit der ranghöchsten Person. Nun folgt der Text des Briefes, der in Absätzen unterteilt wird und zwei Zeilen unterhalb der Anrede beginnt. Hier wird der Inhalt des Briefes ausgeführt. Bedienen Sie sich dabei der förmlichen Sprache, es sei denn, Ihr Unternehmen und Ihr Corporate Design unterscheiden sich stark davon. Nachdem Sie Ihr Anliegen vorgebracht haben, folgt die Grußformel zwei Zeilen unter dem Text und rechtsbündig platziert. Sie können die dabei gängige Form "Mit freundlichen Grüßen" verwenden. Alternativ bilden auch „Freundliche Grüße“ oder „Beste Grüße“ eine Möglichkeit. Die Unterschrift, welche bei Geschäftsbriefen stets hinterlassen werden sollte, steht unter der Grußformel und gibt an, wer den Brief verfasst hat. Sollen dem Brief Unterlagen beigefügt werden, so werden diese unterhalb der Grußformel aufgeführt. Neben dem Aufbau gibt die DIN 5008 auch weitere Empfehlungen zur Gestaltung von Geschäftsbriefen, wie zum Beispiel zur Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand. Ein professionell gestalteter Geschäftsbrief nach DIN 5008 sollte übersichtlich, gut strukturiert und leicht lesbar sein.

Plakat in einem Schaufenster, das für Rabatte wirbt

<h4>Werbebriefe</h4>Werbebriefe sind ein Instrument des Direktmarketings und dienen dazu, potenzielle Kunden oder Zielgruppen über ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Angebot zu informieren und zum Handeln zu bewegen. Sie nutzen eine zielgruppenspezifische Ansprache, welche sich an die Interessen, Bedürfnisse und Merkmale dieser Zielgruppe richtet, um eine größtmögliche Relevanz zu erzielen. Es sollten Aufmerksamkeit generierende Überschriften genutzt werden, die das Interesse des Lesers wecken und ihn dazu verleiten, den Brief weiterzulesen. Sie sollten prägnant, aussagekräftig und neugierig machend formuliert werden. Der Inhalt des Werbebriefes konzentriert sich darauf, den potenziellen Kunden von den Vorteilen und dem Nutzen des beworbenen Produkts oder der Dienstleistung zu überzeugen. Es sollten dementsprechend Informationen zu Funktionen, Merkmalen, Preisen, Aktionen oder Rabatten gegeben werden. Die Qualität der Dienstleistungen oder Produkte sollten mit überzeugenden Argumenten gestärkt werden, um den Leser für das Angebot zu begeistern. Es werden mögliche Probleme, Bedenken oder Einwände aufgegriffen und Lösungen präsentiert. Neben dem Werbetext enthalten Werbebriefe einen deutlichen Aufruf zum Handeln (Call-to-Action). Der Leser wird aufgefordert, eine bestimmte Aktion zu unternehmen, wie zum Beispiel einen Kauf zu tätigen, eine Website zu besuchen, eine Anfrage zu stellen oder sich für einen Newsletter anzumelden. Es ist wichtig, deutlich sichtbare Kontaktdaten des Unternehmens zu hinterlegen, um dem Leser die Kontaktaufnahme zu ermöglichen oder weitere Informationen anzufordern. Ebenfalls werden Werbebriefe oft mit visuellen Elementen wie Bildern, Farben und Grafiken gestaltet, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erhöhen. Das Layout des Briefes sollte übersichtlich und leicht lesbar sein. Mit einem Werbebrief sollen Empfänger überzeugt und zu einer konkreten Handlung motiviert werden. Er spricht die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe an und bietet einen klaren Mehrwert für den potenziellen Kunden.

<h4>Angebotsschreiben als Briefe</h4>Ein Angebot wird einem potenziellen Kunden in einem schriftlichen Dokument unterbreitet, um ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Leistung anzubieten. Es beginnt häufig mit einer höflichen und ansprechenden Einleitung, gefolgt von den Kontaktdaten des Unternehmens. Hier werden Informationen wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Anbieters angegeben. Im Hauptteil des Briefes wird anschließend das Angebot detailliert beschrieben. Das Unternehmen gibt Informationen zu den Produkten oder Dienstleistungen, einschließlich ihrer Eigenschaften, Merkmale und Vorteile. Das Ziel besteht darin, dem potenziellen Kunden einen klaren Überblick über das Angebot zu geben und einen Mehrwert zu kommunizieren. Angebotsschreiben enthalten des Weiteren Informationen zu den Konditionen des Angebots, wie Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Garantien und Serviceleistungen. Zudem werden die Preise oder Kostenschätzungen für die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen aufgeführt. In manchen Fällen können Angebote auch optionale Zusatzleistungen oder Upgrades enthalten. Dies ermöglicht es dem potenziellen Kunden, das Angebot an seine spezifischen Bedürfnisse anzupassen und aufzuwerten. Es ist ebenso wichtig, etwaige Gültigkeitsspannen anzugeben. Dies gibt dem Kunden eine klare Vorstellung davon, wie lange das Angebot gültig ist und bis zu welchem Datum es akzeptiert werden kann. Am Ende des Briefes werden die Kontaktdaten des Unternehmens erneut platziert und der Kunde dazu aufgefordert, bei Fragen, weiterem Interesse oder zur Annahme des Angebots Kontakt aufzunehmen. Es können zudem Informationen über den weiteren Verlauf des Angebotsprozesses gegeben werden.

<h4>Bestätigungen als Briefe</h4>Um den Erhalt einer Bestellung, Buchung, Anmeldung oder Vereinbarung zu verifizieren, werden entsprechende Bestätigungen versendet. Sie beginnen überwiegend mit einer höflichen Einleitung, gefolgt von den Kontaktdaten des Absenders und Empfängers. Es wird deutlich gemacht, dass die Bestätigung als Reaktion auf eine vorherige Kommunikation oder Aktion des Empfängers erfolgt. Anschließend bezieht sie sich auf die vorherige Kommunikation, sei es eine Bestellung, Buchung oder Anfrage. Es wird klar kommuniziert, um welche spezifische Aktion oder Vereinbarung es sich handelt, die bestätigt wird. In der Bestätigung werden die wichtigsten Vereinbarungen oder Details dann noch zusammengefasst. Dies kann Informationen über die bestellten Produkte oder Dienstleistungen, Lieferzeiten, Preise, Zahlungsbedingungen oder andere relevante Informationen enthalten. Ein Bestätigungsbrief enthält des Weiteren das Datum, an dem die Bestätigung ausgestellt wird sowie eine eindeutige Bestätigungsnummer. Diese dienen zur Identifizierung und Referenz der Bestätigung. Es kann ebenfalls ein Ausdruck von Dankbarkeit integriert werden, um deutlich zu machen, dass die Zusammenarbeit oder die Transaktion geschätzt wird. Am Ende der Bestätigung werden die Kontaktdaten des Absenders erneut angegeben. Der Brief teilt dem Empfänger mit, dass er sich bei weiteren Fragen oder Unklarheiten gerne an das Unternehmen wenden kann. Bestätigungsbriefe verifizieren die getroffenen Vereinbarungen und vermitteln dem Empfänger ein Gefühl der Sicherheit und Zuverlässigkeit. Sie dienen dazu, Missverständnisse zu vermeiden und eine klare Grundlage für zukünftige Schritte oder Transaktionen zu schaffen.

<h4>Rechnungen</h4>Eine Rechnung in Briefform enthält eine detaillierte Aufstellung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren sowie den zu zahlenden Betrag. Sie beginnt mit den vollständigen Absender- und Empfängerinformationen, einschließlich des Namens, der Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Es folgen ein eindeutiges Rechnungsdatum sowie eine genaue Rechnungsnummer. Diese ermöglichen eine eindeutige Identifikation und Zuordnung der Rechnung. Die Rechnung enthält überdies eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren. Dabei werden die einzelnen Positionen mit Stückzahlen, Einzelpreisen und Gesamtbeträgen aufgeführt. Sie gibt den Gesamtbetrag der Leistung oder Ware an. Falls anwendbar, werden auch Steuerinformationen, wie beispielsweise die Umsatzsteuer, aufgeführt. Klare Angaben zu den Zahlungsbedingungen, wie den Fälligkeitszeitpunkt, die akzeptierten Zahlungsmethoden und Bankverbindungsinformationen werden ebenfalls in der Rechnung hinterlegt. Es ist möglich, das Firmenlogo und ein ansprechendes Layout zur Rechnung hinzuzufügen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und die Wiedererkennung des Unternehmens zu fördern. Bei grenzüberschreitenden Transaktionen in der EU ist die Angabe der Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers und des Empfängers erforderlich. Rechnungen müssen zudem bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, die je nach Land und Rechtsordnung variieren können. Dazu gehören etwa Angaben zur Rechnungsstellung, zum Vorsteuerabzug oder zur elektronischen Rechnungsstellung. Eine korrekte Rechnung trägt zur Vertrauensbildung zwischen Lieferanten und Kunden bei und erleichtert die Buchhaltung und Zahlungsabwicklung.

Person sortiert Mahnungen

<h4>Mahnungen</h4>Als Mahnung versteht man eine schriftliche Benachrichtigung, die an eine Person oder eine Organisation gesendet wird, um eine ausstehende Zahlung einzufordern. Zunächst erfolgt die Zahlungserinnerung. Sie erinnert den Schuldner an eine ausstehende Zahlung oder einen Zahlungsrückstand. Ebenfalls informiert sie den Empfänger über den offenen Betrag, den Zahlungszeitpunkt und gegebenenfalls anfallende Mahngebühren. Bei einer Mahnung wird sich formaler Sprache bedient, um den Ernst der Situation zu unterstreichen. Sie sollte höflich, aber bestimmt formuliert sein und den Schuldner zur Begleichung der offenen Rechnung auffordern. Weiterhin beinhaltet eine Mahnung eine konkrete Fristsetzung, bis zu der die Zahlung erfolgen muss. Diese Frist dient als Aufforderung zur umgehenden Begleichung der Schulden. Es folgen die Zahlungsmodalitäten, wie die akzeptierten Zahlungsmöglichkeiten und die erforderlichen Zahlungsangaben, etwa Bankverbindung oder Zahlungsreferenz. Dies erleichtert dem Schuldner die Begleichung des ausstehenden Betrags. Es ist ebenfalls möglich, dass ein Mahnschreiben die Konsequenzen bei Nichtzahlung oder eine weitere Eskalation der Maßnahmen erwähnen. Dies kann etwa die Übermittlung der Angelegenheit an ein Inkassounternehmen oder die Einleitung rechtlicher Schritte beinhalten. Optionalkann eine Mahnung als Brief per Einschreiben versendet oder eine Zustellungsbestätigung angefordert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger den Erhalt der Mahnung nicht abstreiten kann. Eine gut formulierte Mahnung sollte klar, präzise und rechtskonform sein. Sie dient dazu, den Schuldner zur Begleichung der offenen Forderung zu bewegen und rechtliche Schritte nur im Notfall zu ergreifen. Dabei sollten die geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien im Zusammenhang mit Mahnungen beachtet werden, um den Mahnprozess rechtmäßig durchzuführen.

<h4>Beschwerdebriefe</h4>Ein Beschwerdebrief bildet eine Art Geschäftsbrief, der dazu dient, eine Beschwerde oder Reklamation an ein Unternehmen, eine Behörde oder eine Organisation zu richten. Er hat immer einen konkreten Anlass, der Gegenstand der Beschwerde ist. Dies kann etwa eine fehlerhafte Lieferung, eine schlechte Dienstleistung oder ein mangelhaftes Produkt sein. Der Inhalt des Briefes sollte klar und präzise formuliert werden. Die Gründe für die Beschwerde sollten dabei eindeutig ersichtlich sein. Dabei ist es wichtig, auf eine sachliche und höfliche Sprache zu achten, um die Chancen auf eine erfolgreiche Lösung des Problems zu erhöhen. Es ist ebenfalls möglich, in einem Beschwerdebrief Forderungen an das Unternehmen zu stellen, wie etwa eine Entschädigung, Gutschrift oder Neulieferung. Hier gilt es genauso, sachlich und höflich zu bleiben und vor allem angemessene Forderungen zu stellen. Des Weiteren kann es sinnvoll sein, Lösungsvorschläge für das Problem zu unterbreiten. Je nach Art der Beschwerde und Forderung hilft dies dem Unternehmen, das Problem schneller und effektiver zu lösen. Konkrete Angaben wie Rechnungs- oder Auftragsnummern, Datum, Ort und Zeitpunkt sind ebenso wichtig, um das Unternehmen bei der Bearbeitung der Beschwerde zu unterstützen. Formulierten Sie Ihren Beschwerdebrief angemessen und klar, unterstützen Sie das Unternehmen dabei, das Problem zu beheben und Ihnen eine zufriedenstellende Lösung zu bieten.

<h3>Fazit zu den Arten von Briefen und deren Bedeutung</h3>Briefe spielen auch in Zeiten der Digitalisierung weiterhin eine bedeutende Rolle in der Kommunikation. Sie dienen als persönliches und formelles Kommunikationsmittel in verschiedenen Bereichen. Geschäftsbriefe sind essenziell für die Kommunikation zwischen Unternehmen und dienen einer professionellen Korrespondenz, Angebotsunterbreitungen, Rechnungsstellungen und Vertragsunterzeichnungen. Private Briefe fördern dagegen den persönlichen Austausch und dienen dazu, Emotionen, Gedanken und Informationen auf eine persönliche Art und Weise zu teilen. Die Bedeutung von Briefen liegt in ihrer persönlichen Note, der Möglichkeit, detaillierte Informationen zu vermitteln und ein fester Bestandteil der Geschäfts- und Privatkommunikation zu sein. Sie können Vertrauen aufbauen, Emotionen ausdrücken und rechtliche Angelegenheiten schriftlich festhalten. Trotz der digitalen Alternativen behalten Briefe ihre Bedeutung bei und unterstützen die Qualität der zwischenmenschlichen Kommunikation. Möchten auch Sie Ihre Nachricht klassisch auf einem Brief versenden, dann nutzen Sie die Chance und gestalten Sie diese mit den Produkten von print24! Neben Briefumschlägen und Briefpapier bieten wir Ihnen auch <a href="/lu-de" target="_blank" rel="noopener noreferrer" style="color: rgb(0, 0, 0);">Blöcke</a>, <a href="/lu-de" target="_blank" rel="noopener noreferrer" style="color: rgb(0, 0, 0);">Collegeblöcke</a>, <a href="/lu-de" target="_blank" rel="noopener noreferrer" style="color: rgb(0, 0, 0);">Einsteckhüllen</a> oder <a href="/lu-de" target="_blank" rel="noopener noreferrer" style="color: rgb(0, 0, 0);">Kartenhüllen</a>, die Sie selbst gestalten oder auf denen Sie Ihr Firmenlogo hinterlassen können.

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