Eventmarketing - succesvolle evenementen

Eventmarketing is een effectieve marketingstrategie die bedrijven helpt hun naamsbekendheid te vergroten, klantenbinding op te bouwen en producten of diensten te promoten. Door het organiseren van en deelnemen aan evenementen zoals beurzen, conferenties of sponsorevenementen kunnen bedrijven direct contact leggen met hun doelgroep en een persoonlijke band opbouwen. Eventmarketing stelt bedrijven ook in staat om hun boodschappen gericht te communiceren, merkwaarden over te brengen en positieve ervaringen te creëren. Bovendien biedt het de mogelijkheid om feedback van klanten te krijgen, nieuwe klanten te werven en zakelijke relaties te onderhouden. In het algemeen helpt eventmarketing om de zichtbaarheid en het succes van een bedrijf op de markt te verbeteren.

Ontdek in deze blogpost hoe je eventmarketing effectief en succesvol kunt inzetten!

Waarom zou je aan georganiseerde eventmarketing doen?

Tegenwoordig worden potentiële klanten blootgesteld aan ongelooflijk veel reclameboodschappen. Door deze zintuiglijke overbelasting hebben veel mensen nu een uitgesproken "reclameblindheid" - ze filteren meer dan 90% van de reclame waarmee ze in het dagelijks leven worden geconfronteerd. Tegelijkertijd is ook hun aandachtsspanne enorm afgenomen. Bijna niemand kijkt meer naar reclameclips die langer dan 20 seconden duren. Ze gaan voor de aanbiedingen die zichtbaar zijn en de laagste prijs hebben. Bovendien zien we bij bedrijven (afhankelijk van de branche) een daling van het aantal "vaste klanten" of kopers die trouw blijven aan het merk.

Deze feiten tonen aan dat een bedrijf zich moet onderscheiden van de massa om de aandacht van de klant te trekken en zijn boodschap duidelijk te communiceren met korte en onmiddellijk duidelijke advertenties. Aan de andere kant moeten er nieuwe manieren worden gevonden om potentiële klanten aan te trekken en bestaande klanten te behouden. Dit is mogelijk met behulp van evenementen, die zich hebben gevestigd in de B2B- en B2C-sector. Als deze succesvol zijn, stijgt de verkoop van de eigen producten en wordt de klantrelatie sterker. Dit is waar eventmarketing om de hoek komt kijken. Het is essentieel om een evenement van begin tot eind te plannen en met succes uit te voeren.

Wat is evenementenmarketing?

Eventmarketing omvat de doelgerichte planning en marketing van verschillende evenementen, zoals beurzen, conferenties, congressen, verkooppresentaties en sportieve en culturele evenementen. Het is een integraal onderdeel van de organisatie van evenementen en wordt vaak gebruikt als strategisch middel om de verkoop te bevorderen of om een merk positief te positioneren.

Het belangrijkste doel van evenementenmarketing is om rechtstreeks verkoop te genereren via de evenementen. Klassieke verkoopevenementen kunnen als voorbeeld dienen, maar ook evenementen waar informatie over nieuwe projecten wordt gegeven. Bovendien dient eventmarketing om het imago van een merk te versterken en een specifieke reputatie op te bouwen. Een positief merkimago en een sterk profiel resulteren ook in een stijging van de verkoop op lange termijn.

Een centraal onderdeel van eventmarketing is interactie met klanten en hen een onvergetelijke ervaring bieden. Omdat ze rechtstreeks worden aangesproken, wordt eventmarketing bovendien beschouwd als een onderdeel van "below-the-line" marketing. Dit verwijst op zijn beurt naar marketingstrategieën en -activiteiten die niet worden uitgevoerd via traditionele massamedia zoals televisie, radio of gedrukte media. In plaats daarvan richt below-the-line marketing zich op directe communicatie, gerichte reclamemaatregelen en persoonlijke interacties met potentiële klanten. Er wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van evenementen, sponsoring, promoties, direct mail, e-mailmarketing, telemarketing of marketing via sociale media.

De vier pijlers van evenementenmarketing

De vier pijlers van eventmarketing zijn informatie, emotie, actie en motivatie. Ze vormen de basis voor het ontwerp en de uitvoering van succesvolle evenementen.

Informatie verwijst naar het verstrekken van relevante en nuttige informatie aan de deelnemers. Dit omvat informatie over het evenement zelf, zoals datum, locatie, programma en sprekers, maar ook over producten, diensten of merken die worden gepresenteerd. Informatie kan zowel voorafgaand aan het evenement worden verstrekt in de uitnodiging of promotiemateriaal als tijdens het evenement in de vorm van presentaties, workshops of informatiestands.

Emotie speelt een cruciale rol bij het aanspreken van deelnemers op een persoonlijk en emotioneel niveau. Het evenement moet een positieve en inspirerende ervaring bieden die gevoelens van vreugde, opwinding, verrassing of verbondenheid oproept. Creatieve enscenering, verhalen vertellen, visuele effecten, muziek of speciale interacties kunnen emoties opwekken en een blijvende indruk achterlaten.

De pijler Actie is erop gericht deelnemers te motiveren om actie te ondernemen. Dit kan bijvoorbeeld door interactieve elementen zoals live demonstraties, wedstrijden, prijstrekkingen of netwerkmogelijkheden. Door deelnemers bij het evenement te betrekken, worden ze aangemoedigd om actief deel te nemen, vragen te stellen, ideeën uit te wisselen en zich intensiever bezig te houden met de gepresenteerde inhoud.

Motivatie verwijst naar het motiveren van deelnemers om verdere actie te ondernemen of zich op lange termijn aan het bedrijf, merk of idee te binden. Dit kan worden bereikt door gerichte prikkels zoals exclusieve aanbiedingen, kortingen, vouchers of toegang tot speciale hulpmiddelen. Deelnemers moeten het evenement gemotiveerd en betrokken verlaten om in de praktijk te brengen wat ze hebben ervaren of om als ambassadeurs voor het bedrijf op te treden.

Alle basispijlers van evenementenmarketing zijn nauw met elkaar verbonden en moeten strategisch in overweging worden genomen bij de planning en implementatie van evenementen.

Zo maak je jouw evenement tot een succes

Als bedrijven geen bezoekers uitnodigen op hun eigen huisbeurs, maar vertegenwoordigd zijn op een grote beurs, is het vooral belangrijk om op te vallen, want de concurrentie slaapt nooit. Bovendien ontstaat er weer reclameblindheid bij beursbezoekers wanneer zij met te veel informatie worden geconfronteerd. Toch moet u er ook op een eigen beurs voor zorgen dat er voldoende mogelijkheden zijn voor interactie, een interessant programma en een prettige sfeer. Zo kom je beter in gesprek met potentiële klanten en zullen zij je langer herinneren als je een bijzonder evenement organiseert. Creëer een belevingsgerichte beursstand – verzin iets! Je kunt het inrichten als café met zitjes of zelfs met gezellige hangmatten, fotoboxen of iets dergelijks. Er zijn geen grenzen aan uw creativiteit. Hetzelfde geldt voor evenementen op uw bedrijfsterrein. Als u niet genoeg ruimte heeft, kunt u voor uw evenement ook een bijzondere locatie kiezen/huren die klanten niet verwachten.

Verschillende maatregelen maken het ook mogelijk om gedenkwaardige eventbranding te creëren die uw merk effectief presenteert en het succes van uw evenement ondersteunt. Een onderscheidende huisstijl is een cruciale factor voor succesvolle eventmarketing. Integreer uw merkimago niet alleen in het evenement zelf, maar ook consequent in alle evenementmarketingmaatregelen, zoals de evenementenwebsite of e-mailcommunicatie. Ontwikkel al in een vroeg stadium een doordachte event branding strategie die bij jouw evenement past. Verschillende evenementformaten vereisen ook veelzijdige adressen, reclamemateriaal en designelementen. Als het bijvoorbeeld gaat om een vakconferentie voor experts of een kerstfeest voor medewerkers, is een individuele aanpak vereist. Samenhangende branding onderscheidt u van andere bedrijven op grote evenementen zoals beurzen en vergroot de beleving van uw merk. Het schept vertrouwen en zorgt ervoor dat uw evenement herinnerd wordt.

Consistente evenementenbranding hoeft niet duur te zijn. Flyers, posters, brochures, pennen of notitieblokken en beursaccessoires kunt u tegen een redelijke prijs verkrijgen. Ook extra brandingmaatregelen zoals T-shirts in huisstijl of individueel bedrukte mokken als give-away bieden een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding. Over giveaways gesproken: ook deze zijn op de meeste evenementen een must. Een ongebruikelijke presentatie of het plaatsen van de give-aways op ongebruikelijke plaatsen kan de aandacht trekken, die langer in het geheugen blijft hangen dan ze simpelweg aan de klant te geven.

Ook de juiste personalisatie wordt altijd goed ontvangen. Dit motiveert klanten, zakenpartners en andere doelgroepen om deel te nemen aan uw evenement. Spreek ze persoonlijk aan op de uitnodigingskaart; Dit is vooral belangrijk voor leidinggevenden en besluitvormers. Ook kunt u verwijzen naar bijeenkomsten die al hebben plaatsgevonden of uitleggen waarom uw evenement interessant zou kunnen zijn voor de specifieke klant. Personalisatie kan een extra inspanning van uw kant vergen, maar het is de moeite waard omdat het indruk maakt. Maak aparte mailinglijsten en gebruik verschillende adressen. Ook is het handig als je alvast een voorproefje geeft. Dit vergroot de nieuwsgierigheid van de geadresseerden. Je kunt het in teasers verpakken, het aankondigen met grappige uitspraken, een deel van het programma meesturen of zelfs een kleine bijlage toevoegen zodat ze kunnen aanraken.

Succesvolle evenementenmarketing omvat ook de follow-up: zodra uw evenement voorbij is, stuurt u de getoonde presentaties van de deelnemers, schrijft u een samenvatting, stuurt u bedankmails of uploadt u de gemaakte foto's in een voor iedereen toegankelijke galerij. Ook bedankkaartjes per post met foto van het evenement zijn mogelijk. Hier kunt u ook anticipatie opbouwen voor het volgende evenement. Vergeet niet om impressies van het evenement op sociale media te plaatsen.

Gebruik de populairste communicatiekanalen om uw evenement te promoten.

Zodra de locatie, het tijdstip en het thema van uw evenement bekend zijn, kunt u beginnen met het promoten ervan.

Uiteraard moet u het evenement op uw website aankondigen. Een banner op de startpagina met een link naar een landingspagina kan hierbij nuttig zijn. Maar je kunt ook een geheel nieuwe website maken als het evenement de juiste omvang heeft. Details over tijd, plaats, locatie, ondersteunend programma, partners en sponsors, evenals tickets of registratieprocedures moeten worden vermeld.

Onder het motto "Safe the Date" kunt u ook nieuwsbrieven per e-mail of flyers per post versturen. Zorg voor een overzichtelijke en verstandige distributielijst. Vervolgens kunt u de bezoekers van tijd tot tijd verdere informatie sturen, zoals hoe ver u bent met de voorbereidingen, waar u tijdens het bezoek rekening mee moet houden of of klanten een bijzondere act kunnen verwachten. Indien u ‘early bird tickets’ aanbiedt of weggeeft, dient u dit ook via de nieuwsbrief te communiceren.

Zoals reeds vermeld zijn ook persoonlijke uitnodigingen aan te raden. Deze kunt u het beste per post versturen, dat maakt meer indruk, dan per e-mail.

Afhankelijk van de doelgroep kunt u ook via advertenties op tv, radio of kranten een groot aantal potentiële bezoekers bereiken. Deze kosten echter geld en het maken van een professionele reclameclip is vaak kostbaar. Hierbij moet je afwegen of de extra inspanning en investering de moeite waard is.

U kunt uw potentiële bezoekers ook op de hoogte houden van uw blog. Publiceer regelmatig berichten met actuele informatie over het evenement. Deel nieuws, programmadetails, wijzigingen of extra hoogtepunten om potentiële bezoekers geïnteresseerd te houden. Breng ook de sprekers en hun expertisegebieden onder de aandacht. U kunt lezers inzicht geven in de kennis en expertise van de sprekers om hun relevantie voor het evenement en de aantrekkingskracht ervan te benadrukken. Ook is het mogelijk om interviews af te nemen met de sprekers, partners of andere betrokkenen bij het evenement en deze te publiceren in de blogsectie. Publiceer interessante achtergrondverhalen om lezers een dieper inzicht te geven in het evenement en de belanghebbenden. Geef ook een samenvatting van de hoogtepunten van het evenement. Presenteer spannende programma-items, speciale optredens, interactieve elementen of innovatieve presentaties om de interesse en anticipatie van de lezers te vergroten. Als u prijzen of kortingsacties aanbiedt, kunt u ook de details van de wedstrijd op de blog publiceren om deelname en betrokkenheid van potentiële bezoekers te stimuleren. Vergeet ook niet om reisinformatie, parkeer- en locatiegegevens door te geven. Nadat de evenementen voorbij zijn, kun je in de blogsectie ook een samenvatting of feedback van bezoekers en hun ervaringen en indrukken delen.

Een belangrijk onderdeel van evenementenmarketing is ook het promoten op sociale media. Plaats het evenement regelmatig en houd bezoekers op de hoogte met updates over het evenement. Deel nieuws, programmadetails, hoogtepunten of verrassingen om potentiële bezoekers geïnteresseerd te houden. Maak ook berichten over deadlines, zoals vroegboek- of groepskortingen. Hierdoor kunt u druk en prikkels creëren om u vroeg in te schrijven voor het evenement. Het is ook mogelijk om een unieke hashtag aan het evenement toe te kennen en deelnemers aan te moedigen deze te gebruiken in hun posts op sociale media. Hierdoor wordt het evenement beter zichtbaar en zijn de berichten gemakkelijker te volgen en te delen. Links naar evenementgerelateerde blogposts kunnen hier ook worden gepubliceerd. Ook sociale mediakanalen zijn ideaal voor het organiseren van wedstrijden. Combineer de deelname aan de wedstrijd met het delen van posts of het gebruik van de evenementhashtag om het bereik te vergroten. Je kunt ook gebruik maken van het bereik van influencers, journalisten of betaalde advertentiepartnerschappen. Neem ook live video’s op tijdens de voorbereidingen en tijdens het evenement en deel deze met een nog groter publiek. Deel inzichten achter de schermen, interviews of speciale programma-items om de bekendheid te vergroten. Het is ook populair om op de locatie een fotohokje op te zetten en bezoekers aan te moedigen foto's te maken en deze te delen met de pakkende hashtag. Dit bevordert de interactie en creëert een visuele verbinding met het evenement.

Bij het promoten van een evenement via perswerk zijn er ook verschillende manieren om meer bekendheid en aandacht te bereiken. Zoek bijvoorbeeld naar mediapartners die passen bij het thema van het evenement en een groot bereik hebben in jouw doelgroep. Regel een partnerschap om gezamenlijk verslag uit te brengen over het evenement en het te promoten. Schrijf boeiende en interessante persberichten en vertel een verhaal rond het evenement. Ook kun je communiceren over de voordelen en voordelen die bezoekers eraan kunnen ontlenen. Indien beschikbaar kunt u ook een perswoordvoerder of persvoorlichter ter beschikking stellen die bij vragen competente verklaringen kan afleggen.

Promoot evenementen succesvol met print24

Het zorgvuldig plannen van een evenement vereist passende evenementenmarketing. Er moet met veel verschillende aspecten rekening worden gehouden om het te promoten, de interesse van klanten te wekken en herinnerd te worden. Heb je nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Ook ondersteunen wij u graag bij het maken van flyers, persmappen, e-mails of voorzien wij u van handige beursaccessoires zoals beachflags, vlaggen of ligstoelen en beurswanden.